GİZLİLİK POLİTİKASI LUPO ROOMS S.L.

Kaydolduğunda veya bir oda için rezervasyon yaptığında adını ve soyadını, e-posta adresini, telefon numaranı, doğum tarihini ve uyruğunu toplarız.

Bu veriler hesabını oluşturmak, seni gerçek bir kullanıcı olarak tanımlamak ve rezervasyonunla ilgili seninle iletişime geçebilmek için zorunludur.

Dolandırıcılığın önlenmesine ilişkin mevzuata ve kimlik tespiti yükümlülüklerine uymak için bir rezervasyonu onaylarken kimlik kartının, pasaportunun veya eşdeğer bir belgenin bir kopyasını isteriz.

Bu belgeler, web sitesinin herkese açık alanlarının dışında, korumalı sunucularda saklanır. Bunlara yalnızca yetkili personel erişebilir ve her erişim kayıt altına alınır.

Ev sahibiysen, fatura düzenlemek ve dijital platformlar aracılığıyla elde edilen gelirlerin bildirilmesine ilişkin DAC7 Direktifi'ne uymak için gereken vergi bilgilerini de toplarız.

Erasmus öğrencisiysen geldiğin üniversitenin ve gideceğin üniversitenin adını ve planlanan konaklama tarihlerini isteriz. Bu bilgiler, akademik takvimine uygun odalar sunmamıza yardımcı olur.

Ödemeler, PCI-DSS seviye 1 sertifikalı bir sağlayıcı olan Stripe üzerinden işlenir. Lupo Rooms banka kartının tüm bilgilerini asla saklamaz.

Muhasebe mutabakatı ve dolandırıcılığın önlenmesi amacıyla yalnızca bir işlem kimliğini, kartın son dört hanesini ve markasını (Visa, Mastercard vb.) saklarız.

Ev sahibiysen platformda yayınladığın mülklerin fotoğraflarını, açıklamalarını ve fiyatlarını toplarız. Bu içerikler ilgilenen öğrencilere herkese açık olarak gösterilir.

Güvenli bir ortam sağlamak, sorunları çözmek ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için öğrenciler ile ev sahipleri arasında mesajlaşma platformumuz üzerinden gönderilen mesajları saklarız.

Bir mülk veya ev sahibi hakkında yorum bırakırsan, yorumun içeriğini adın ve profil fotoğrafınla birlikte saklarız. Yorumlar herkese açıktır.

Müşteri hizmetleri ekibimizle iletişime geçtiğinde, talebini yanıtlamak ve hizmetimizi geliştirmek amacıyla görüşmenin içeriğini, ilettiğin ekran görüntülerini veya belgeleri ve vakanın çözümünü saklarız.

Ev sahibinin özel sözleşme koşulları olan bir konaklamayı rezerve ettiğinde ve kalış süren bu sözleşmenin süresinden kısaysa, devam etmeden önce bu koşulları açıkça kabul etmeni isteriz. Kabul edersen, kabul tarihini ve saatini, IP adresini, koşulların sana gösterildiği dili ve kabul ettiğin metnin birebir kopyasını rezervasyonunla ilişkilendirerek saklarız. Bu verileri, söz konusu kabulü kanıtlamak için —bu koşullara ev sahibine karşı uymayı üstlenen sensin— ve taraflar arasında doğabilecek olası bir şikâyeti çözebilmek için işleriz. Hukuki dayanak, sözleşmenin ifası ve onayın kanıtına sahip olma konusundaki meşru menfaatimizdir. Veriler, rezervasyon sorumluluk doğurabildiği sürece ve yasal zamanaşımı süreleri boyunca saklanır.

Bazı yurtlar bir kefil ister: kiracı ödeyemezse kira ödemesinden sorumlu olan kişi. Bu rezervasyonlarda, rezervasyon onaylanıp ödendikten sonra kiracıdan kefilin adını ve soyadını, e-posta adresini ve kimlik belgesinin bir kopyasını isteriz. Bu bilgileri bize veren ve bir kutucuğu işaretleyerek bunun için kefilin iznine sahip olduğunu açıkça onaylayan kiracının kendisidir; bu onayın tarihini ve saatini, IP adresini, dili ve kabul ettiği metnin birebir kopyasını saklarız. Bu verileri tek bir amaçla kullanırız: yurdun veya ev sahibinin kira sözleşmesini hazırlayıp imzalayabilmesi. Bu nedenle verileri kiracının bilgi kartıyla birlikte ilgili yurda iletiriz. Belgeler, herkese açık web sitesinin dışında, özel bir sunucuda saklanır ve bunlara yalnızca yetkili personel erişebilir. Hukuki dayanak, kira sözleşmesinin ifası ve alınan izni kanıtlayabilme konusundaki meşru menfaatimizdir. Veriler, rezervasyon ve sözleşme sorumluluk doğurabildiği sürece ve yasal zamanaşımı süreleri boyunca saklanır. Kefil, erişim, düzeltme, silme ve itiraz haklarını info@luporooms.com adresine yazarak istediği zaman kullanabilir.

luporooms.com'u ziyaret ettiğinde IP adresini, tarayıcı türünü, işletim sistemini, ziyaret ettiğin sayfaları, yaptığın aramaları ve oturum süreni kaydederiz. Bu bilgiler platformu güvende tutmamıza ve nasıl kullanıldığını anlamamıza yardımcı olur. Hangi kanalların işe yaradığını bilmek için nereden geldiğini de (bir arama motoru, bir sosyal ağ, bir kampanya veya başka bir sitedeki bağlantı) kaydederiz. WhatsApp butonlarımızdan birine tıklarsan, hangi odaya baktığını bilerek sana yardımcı olabilmek için bu bağlamı mesaja eklenen bir referans koduyla birlikte saklarız; bu kod kişisel veri içermez. Bu gezinme kayıtları 12 ay sonra otomatik olarak silinir.

Tercihlerini hatırlamak, sitenin kullanımını analiz etmek ve sana ilgili içerik göstermek için kendi çerezlerimizi ve üçüncü taraf çerezlerini kullanırız. Tercihlerini istediğin zaman Çerez Politikamız üzerinden yönetebilirsin.

• Kullanıcı hesabını oluşturmak, sürdürmek ve platformda kimliğini doğrulamak.
• Rezervasyonları ve ödemeleri işlemek, öğrenciler ile ev sahipleri arasındaki iletişimi kolaylaştırmak.
• Fatura düzenlemek ve muhasebe ile vergi yükümlülüklerimizi yerine getirmek.
• Dolandırıcılığı, kara para aklamayı ve platformun kötüye kullanımını önlemek.
• Rezervasyonunla ilgili işlemsel bildirimler göndermek (onaylar, hatırlatmalar, değişiklikler).
• Destek taleplerini yanıtlamak ve sorunları yönetmek.
• Onayınla, yeni mülkler, kampanyalar veya eğitici içerikler hakkında ticari iletiler göndermek.
• İstatistiksel analizler ve anonimleştirilmiş kullanım çalışmalarıyla platformu geliştirmek.

Sana ticari iletileri (yenilikler, kampanyalar veya ilgini çekebilecek içerikler) yalnızca iki durumda göndeririz: kaydolurken bu amaçla sunulan isteğe bağlı kutucuğu işaretleyerek onay verirsen ya da bizimle rezervasyon yaptığın için zaten müşterimizsen ve ileti, satın aldığın hizmetlere benzer hizmetlerle ilgiliyse (İspanya'daki 34/2002 sayılı Kanun'un (LSSI) 21.2. maddesi). Kaydolmak, ticari iletileri kabul ettiğin anlamına gelmez.

Her e-postada bulunan bağlantıya tek tıklayarak veya info@luporooms.com adresine yazarak istediğin zaman ücretsiz olarak abonelikten çıkabilirsin. Hesabın veya rezervasyonunla ilgili operasyonel bildirimler reklam değildir; ihtiyaç duyduğun sürece bunları almaya devam edersin.

Verilerini yalnızca platformu işletmek için ihtiyaç duyduğumuz hizmet sağlayıcılarla ve rezervasyonunda yer alan taraflarla paylaşırız. Sağlayıcılar, GDPR'ın 28. maddesine uygun sözleşmelerle veri işleyen olarak ya da kendi koşulları öyle öngördüğünde bağımsız veri sorumlusu olarak hareket eder (örneğin dolandırıcılığın önlenmesi için Stripe veya WhatsApp söz konusu olduğunda Meta).

Öğrenciysen, konaklamayı yöneten ev sahibi, işletmeci şirket veya yurtla rezervasyonunu ve girişini işleme koymak için zorunlu olan verileri paylaşırız (ad, soyad, e-posta, telefon, kalış tarihleri ve zorunlu olduğunda kimlik belgesi). Bazı işletmeci şirketler ve yurtlarla bu aktarım, bir API bağlantısı veya onların yönetim sistemi (PMS) aracılığıyla otomatik olarak yapılır. Her biri bu verileri kira sözleşmesini düzenlemek ve yönetmek için bağımsız veri sorumlusu olarak işler.

Ev sahibiysen, mülkün hakkında yayımladığın bilgiler platformdaki tüm kullanıcılar tarafından görülebilir.

Ayrıca bunu gerektiren yasal bir yükümlülük olduğunda (örneğin DAC7 Direktifi kapsamında veya yargı soruşturmalarında) verilerini yetkili makamlara iletebiliriz.

Verilerini hiçbir koşulda üçüncü taraflara satmayız.

Sağlayıcılarımızdan bazılarının merkezi veya sunucuları Amerika Birleşik Devletleri'ndedir: Google, NVIDIA, Meta Platforms (WhatsApp) ve Stripe. Telegram da verileri Avrupa Ekonomik Alanı dışında işleyebilir. ABD'ye yapılan aktarımlar, şirket bu çerçeveye katılmışsa AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi'ne (Data Privacy Framework) ve/veya Avrupa Komisyonu tarafından onaylanan standart sözleşme maddelerine dayanır. AEA dışındaki diğer tüm hedefler için standart sözleşme maddelerini veya GDPR'ın 46. maddesinde öngörülen başka bir uygun güvenceyi uygularız. Bu güvenceler hakkında daha fazla bilgiyi info@luporooms.com adresinden isteyebilirsin.

Dolandırıcılık davranışlarını tespit etmek, kimlik belgelerini doğrulamak veya uygunsuz içeriği denetlemek için otomatik sistemler kullanabiliriz. Bu kararlardan biri hukuki sonuç doğurabilecek veya seni önemli ölçüde etkileyebilecek nitelikteyse (örneğin bir rezervasyonun reddedilmesi veya hesabının askıya alınması), platformun ve kullanıcılarının güvenliğini korumak için risk göstergelerini ve kurallarımıza uyumu değerlendirme mantığını uygularız.

Bu durumlarda, info@luporooms.com adresine yazarak tarafımızdan insan müdahalesi talep etme, görüşünü ifade etme ve karara itiraz etme hakkın vardır. Özel nitelikli veri kategorilerine dayalı otomatik kararlar almayız.

Hizmetlerimiz 18 yaşından büyük kişilere yöneliktir. Reşit olmayanlardan bilerek veri toplamayız. Yasal temsilcisinin onayı olmadan reşit olmayan birinden veri aldığımızı tespit edersek, bu verileri derhal sileriz.

Lupo Rooms sosyal medyadaki varlığını kendisi yönetir. Resmî TikTok hesabımızda tanıtım içeriği yayımlamak için TikTok'un resmî API'sini (TikTok Login Kit ve Content Posting API) kullanırız. Bu entegrasyonu yalnızca Lupo Rooms'un yetkili personeli kullanır ve senin kişisel hesabını ya da platformdaki başka herhangi bir kullanıcının hesabını etkilemez.

Resmî TikTok hesabımızı bağladığımızda, iç panelimizde hangi hesabın bağlı olduğunu göstermek amacıyla yalnızca o profilin temel bilgilerine (kullanıcı adı ve profil fotoğrafı, user.info.basic izniyle) ve aynı hesaba video yüklemek için video.upload iznine erişiriz. TikTok kullanıcılarının, takipçilerinin veya ziyaretçilerinin kişisel verilerini toplamayız, saklamayız ve işlemeyiz.

TikTok API'si aracılığıyla elde edilen verilerin kullanımı ayrıca TikTok'un Geliştirici Koşulları'na ve diğer politikalarına tabidir. TikTok'un verilerini nasıl işlediğini kendi gizlilik politikasından öğrenebilirsin.

Platform birçok dilde sunulmaktadır. Bunun için bazı içerikleri (konaklama açıklamaları, yorumlar ve kullanıcılar arasındaki mesajlar) otomatik çeviri sağlayıcıları aracılığıyla otomatik olarak çevirebiliriz. Bu sağlayıcılar kendi gizlilik politikalarına göre hareket eder; çeviriler yardım amacıyla sunulur ve hatalar içerebilir, bu nedenle her zaman orijinal sürüm esas alınır.

Editoryal ve tanıtım içeriği oluşturmak veya hazırlanmasına yardımcı olmak için yapay zekâ araçlarından da yararlanabiliriz. Bu içerik ekibimiz tarafından denetlenir. Kişisel verilerini üçüncü tarafların yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanmayız.

Bize WhatsApp'tan yazarsan, ilk olarak yapay zekâya dayalı otomatik bir asistan (NVIDIA ve Google Gemini modelleri) sana yardımcı olur; bunu konuşmanın başında sana belirtiriz. Asistan; sorularını yanıtlamak, sana uygun boş odalar bulmak ve gerekirse konuşmayı ekibimizden birine aktarmak için telefon numaranı, profil adını ve mesajlarının içeriğini kullanır. Hukuki dayanak, talebin üzerine sözleşme öncesi önlemlerin alınması ve aldığımız sorulara hızlı yanıt verme konusundaki meşru menfaatimizdir. BAJA (İspanyolca "abonelikten çık") yazarak istediğin zaman mesaj almayı durdurabilirsin. Bu konuşmaları son mesajdan itibaren en fazla 2 yıl saklarız.

Müşteri yönetim sistemimizde (CRM), hizmetlerimizle ilgilenen veya iş birliği yapmak istediğimiz kişi ve şirketlerin (örneğin ev sahipleri, emlak ajansları, işletmeci şirketler, yurtlar veya üniversiteler) iletişim bilgilerini saklarız: ad, unvan, şirket, e-posta, telefon ve aramızdaki yazışmaların geçmişi. Bu verileri bize sen verirsin ya da şirketinin web sitesi gibi herkese açık kaynaklardan gelir. Hukuki dayanak, profesyoneller arasında ticari ilişkiler geliştirme konusundaki meşru menfaatimizdir. E-postamıza yanıt vererek veya bize yazarak istediğin zaman itiraz edebilirsin; bu durumda seninle iletişime geçmeyi bırakırız. Hiçbir etkileşim olmazsa bu verileri 2 yıl sonra sileriz.

Bize başvurunu gönderirsen, işe alım süreçlerimizde profilini değerlendirmek için özgeçmişini ve içine eklediğin verileri işleriz. Hukuki dayanak, başvurunu gönderirken verdiğin onay ve talebin üzerine sözleşme öncesi önlemlerin alınmasıdır. Daha önce silmemizi istemediğin sürece, gelecekteki açık pozisyonlarda seni değerlendirebilmek için başvurunu 1 yıl saklarız. Gerekli olmayan özel nitelikli verileri (örneğin sağlık verileri) eklememeni rica ederiz.

Arkadaşını davet et programımıza katılırsan, kimin kimi önerdiğini bilmek (davet kodun veya bağlantın, adın, e-posta adresin ve öneriden doğan kayıtlar veya rezervasyonlar) ve ödülleri hesaplayıp ödemek için gereken verileri, bir ödeme söz konusu olduğunda banka ve vergi bilgilerin de dahil olmak üzere işleriz. Hukuki dayanak, katılarak kabul ettiğin program koşullarının ifasıdır. Birini önermek için bize başka bir kişinin verilerini verirsen, önceden o kişinin iznini almış olman gerekir.

E-postalarımız, mesajın teslim edilip açıldığını ve bir bağlantıya tıklayıp tıklamadığını tarih ve saatiyle bize bildiren küçük, görünmez bir piksel ve izlemeli bağlantılar içerir. Bunu e-postalarımızın doğru şekilde ulaştığını kontrol etmek ve daha önce okuduğun bildirimleri sana tekrar göndermemek için kullanırız. Hukuki dayanak meşru menfaatimizdir. E-posta programını görselleri otomatik olarak yüklemeyecek şekilde ayarlayarak veya itiraz etmek için bize yazarak bunu engelleyebilirsin.

Kişisel verilerini, GDPR'ın 6. maddesi uyarınca aşağıdaki hukuki dayanaklardan bir veya birkaçına dayanarak işleriz:

İşlemlerin büyük bölümü, rezervasyonunu yönetmek, ödemeni işlemek ve Lupo Rooms ile yaptığın sözleşme kapsamındaki hizmeti sana sunmak için gereklidir.

Bazı verileri vergi, muhasebe ve dolandırıcılığın önlenmesi mevzuatına ve ev sahiplerinin gelirlerinin bildirilmesine ilişkin DAC7 Direktifi'ne uymak için saklarız.

• Ticari ileti gönderimi ve zorunlu olmayan çerezlerin kullanımı için verdiğin açık onay.
• Platformun güvenliğini sağlama, dolandırıcılığı önleme ve hizmetlerimizi geliştirme konusundaki meşru menfaatimiz; her zaman temel haklarınla dengeyi gözeterek.

• Hesap verilerin: hesap aktif olduğu sürece. Hesabını sildiğinde veya üyeliğini sonlandırmak istediğinde, artık ihtiyaç duymadığımız verileri siler veya anonim hâle getiririz; yasal yükümlülük nedeniyle saklamamız gereken verileri ise geçerli zamanaşımı süreleri boyunca engellenmiş olarak (kullanmadan, yalnızca hâkimlerin, mahkemelerin ve makamların erişimine açık şekilde) saklarız.
• Rezervasyon, muhasebe ve fatura verileri: İspanya Ticaret Kanunu (Código de Comercio) uyarınca 6 yıl; vergisel önemi olan veriler ise en az vergi zamanaşımı süresi boyunca (İspanya'da 4 yıl veya geçerli vergi mevzuatının belirlediği süre).
• DAC7 kapsamında bildirilen bilgiler: Avrupa mevzuatının gerektirdiği üzere 10 yıl.
• Dolandırıcılığı önleme kayıtları: son işlemden itibaren 10 yıla kadar.
• Ticari iletiler: onayını geri çekene kadar.
• Kimlik belgeleri (senin veya kefilinin): sözleşme ilişkisi sürdüğü müddetçe ve ardından rezervasyondan ve kira sözleşmesinden doğabilecek sorumlulukların zamanaşımı süresi boyunca engellenmiş olarak.
• Ticari kişiler ve potansiyel müşteriler (CRM): son etkileşimden itibaren 2 yıla kadar veya itiraz edene kadar.
• WhatsApp asistanıyla yapılan konuşmalar: son mesajdan itibaren 2 yıla kadar.
• İş başvuruları: 1 yıl.
• Güvenlik ve erişim kayıtları (loglar): belirli bir olayın incelenmesi için gerekli olmadıkça 1 yıl.

Verilerini yetkisiz erişime, kayba veya imhaya karşı korumak için uygun teknik ve organizasyonel önlemler uygularız. Bunlar arasında:

• Bağlantıların HTTPS/TLS ile şifrelenmesi, veritabanındaki bazı hassas verilerin şifrelenmesi ve kimlik belgelerinin herkese açık erişimin dışında, özel sunucularda saklanması.
• Rol tabanlı erişim kontrolü, etkinlik kaydı ve düzenli güvenlik incelemeleri.

Haklarını etkileyebilecek bir güvenlik ihlali yaşanması durumunda, bunu sana gecikmeksizin ve en geç GDPR'ın öngördüğü 72 saat içinde, alınan önlemleri ve uygun tavsiyeleri belirterek bildiririz.

Verilerin, aynı veri koruma standartlarına göre hareket eden aşağıdaki grup şirketleri tarafından işlenebilir:

Grup büyüdükçe bu liste güncellenebilir. Yeni şirketler eklersek seni önceden bilgilendiririz.

3. bölümde belirtildiği gibi, verileri hizmeti sunmamıza yardımcı olan sağlayıcılarla paylaşırız.

Her durumda, bu sağlayıcıları verilerini yalnızca kendilerine bildirdiğimiz amaçlar doğrultusunda işlemekle yükümlü kılan veri işleme sözleşmeleri imzalarız.

Alıcı kategorileri şunlardır:

• Ödeme ve dolandırıcılığı önleme sağlayıcıları (Stripe).
• Faturalandırma ve muhasebe sağlayıcıları (Holded).
• E-posta, verimlilik ve oturum açma sağlayıcıları (Google Workspace ve Google ile oturum açma).
• Web barındırma ve güvenlik sağlayıcıları (Hostinger).
• Web analitiği ve kampanya ölçümü sağlayıcıları (Google Analytics ve Google Tag Manager), yalnızca ilgili çerezleri kabul edersen.
• Asistanımızın yapay zekâ sağlayıcıları (Google Gemini ve NVIDIA).
• Mesajlaşma sağlayıcıları (seninle WhatsApp üzerinden konuşmak için Meta Platforms / WhatsApp Business ve ekibimize yönelik dahili bildirimler için Telegram).
• Otomatik çeviri (MyMemory) ve adres coğrafi konum belirleme (OpenStreetMap / Nominatim) hizmetleri.
• Rezervasyonu yönetmek için gerekli olduğunda, rezerve edilen odaların ev sahipleri ve işletmeci şirketleri; bu aktarım API entegrasyonu veya onların yönetim sistemi (PMS) aracılığıyla otomatik olarak da yapılabilir.
• Anlaşmalı öğrenci yurtları: odalarından birini rezerve etmeyi seçtiğinde ve rezervasyonu hazırlamaları için verilerini onlara göndermemize açıkça izin verdiğinde; rezervasyon yurdun web sitesinde tamamlanır ve ödenir. Bazı yurtlar, GDPR açısından Avrupa Komisyonu'nun yeterlilik kararına sahip bir ülke olan Birleşik Krallık'ta bulunmaktadır.
• Yasal bir yükümlülük olduğunda yetkili kamu makamları.
• Mesleki sır yükümlülüğüne tabi hukuk ve vergi danışmanları.

Sosyal medya profillerimizle (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn) etkileşime geçersen, bu platformlar verilerini Lupo Rooms'un üzerinde kontrolü olmayan kendi gizlilik politikalarına göre işleyebilir.

Teknik çerezler (sitenin çalışması için zorunlu), tercih çerezleri, analitik çerezler ve onayınla pazarlama çerezleri kullanırız.

Tüm ayrıntıları, süreleri ve sağlayıcıları, tercihlerini istediğin zaman ayarlayabileceğin Çerez Politikamızda bulabilirsin.

GDPR ve LOPDGDD, kişisel verilerin üzerinde istediğin zaman ücretsiz olarak kullanabileceğin bir dizi hak tanır.

Bu hakları kullanmak için hesabınla ilişkili adresten info@luporooms.com adresine bir e-posta göndermen veya kimlik belgenin bir kopyasını ekleyerek merkez adresimize posta yoluyla yazman yeterlidir.

Hesabından: hesabını silebilir ve verilerinin bir kopyasını «Hesabım» bölümünden kendin indirebilirsin. İstersen info@luporooms.com adresine yaz, senin için biz yapalım.

En geç bir ay içinde yanıt veririz; bu süre özellikle karmaşık durumlarda iki aya uzatılabilir. Talepler açıkça dayanaksız veya aşırı olmadıkça yanıtımız her zaman ücretsizdir.

Kullanabileceğin haklar şunlardır:

Haklarını gereği gibi karşılamadığımızı düşünüyorsan, İspanya Veri Koruma Ajansı'na (www.aepd.es) veya ikamet ettiğin ülkedeki yetkili denetim makamına şikâyette bulunabilirsin.

Bu Gizlilik Politikası'nı yasal, teknik veya hizmetlerimizdeki değişiklikleri yansıtmak için güncelleyebiliriz. Geçerli sürümü her zaman son güncelleme tarihiyle birlikte bu sayfada yayımlarız ve önemli değişiklikler söz konusuysa seni e-postayla bilgilendiririz.