POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE A LUPO ROOMS S.L.

Când te înregistrezi sau rezervi o cameră, colectăm numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de telefon, data nașterii și cetățenia.

Aceste date sunt indispensabile pentru a-ți crea contul, pentru a te identifica drept utilizator legitim și pentru a te putea contacta în legătură cu rezervarea ta.

Pentru a respecta reglementările de prevenire a fraudei și obligațiile de identificare, îți cerem o copie a cărții de identitate, a pașaportului sau a unui document echivalent când confirmi o rezervare.

Aceste documente sunt păstrate pe servere protejate, în afara zonelor cu acces public ale site-ului. Doar personalul autorizat le poate accesa și fiecare acces este înregistrat.

Dacă ești proprietar, colectăm și datele fiscale necesare pentru emiterea facturilor și pentru respectarea Directivei DAC7 privind raportarea veniturilor obținute prin platforme digitale.

Dacă ești student Erasmus, îți cerem numele universității de origine, al universității gazdă și datele estimate ale șederii. Aceste informații ne ajută să îți arătăm camere potrivite cu calendarul tău academic.

Plățile sunt procesate prin Stripe, furnizor certificat PCI-DSS nivel 1. Lupo Rooms nu stochează niciodată datele complete ale cardului tău bancar.

Păstrăm doar un identificator al tranzacției, ultimele patru cifre ale cardului și tipul acestuia (Visa, Mastercard etc.), în scopul reconcilierii contabile și al prevenirii fraudei.

Dacă ești proprietar, colectăm fotografiile, descrierile și prețurile proprietăților pe care le publici pe platformă. Acest conținut este afișat public studenților interesați.

Stocăm mesajele schimbate între studenți și proprietari în cadrul platformei noastre de mesagerie, pentru a asigura un mediu sigur, a rezolva incidentele și a ne respecta obligațiile legale.

Dacă lași o recenzie despre o proprietate sau un proprietar, stocăm conținutul acesteia împreună cu numele și fotografia ta de profil. Recenziile sunt publice.

Când contactezi echipa noastră de asistență pentru clienți, păstrăm conținutul conversației, capturile de ecran sau documentele pe care le furnizezi și soluția cazului, pentru a-ți rezolva solicitarea și a ne îmbunătăți serviciul.

Când rezervi o locuință al cărei proprietar are condiții speciale de contract, iar șederea ta este mai scurtă decât durata acelui contract, îți cerem să le accepți în mod expres înainte de a continua. Dacă le accepți, păstrăm data și ora acceptării, adresa ta IP, limba în care ți-au fost afișate și o copie a textului exact pe care l-ai acceptat, asociate rezervării tale. Prelucrăm aceste date pentru a dovedi acceptarea — tu ești cel care își asumă respectarea acelor condiții față de proprietar — și pentru a putea soluționa o eventuală reclamație între părți. Temeiul legal este executarea contractului și interesul nostru legitim de a dispune de o dovadă a consimțământului. Datele se păstrează cât timp rezervarea poate genera răspunderi și pe durata termenelor legale de prescripție.

Unele cămine cer un garant: persoana care răspunde de plata chiriei dacă chiriașul nu o poate face. Pentru aceste rezervări, după ce sunt confirmate și plătite, îi cerem chiriașului numele și prenumele garantului, adresa lui de e-mail și o copie a actului său de identitate. Chiriașul însuși ne furnizează aceste date și ne confirmă în mod expres, bifând o căsuță, că are permisiunea garantului de a o face; păstrăm data și ora acestei confirmări, adresa IP, limba și o copie a textului exact pe care l-a acceptat. Folosim aceste date într-un singur scop: ca reședința sau proprietarul să poată pregăti și semna contractul de închiriere, motiv pentru care le transmitem reședinței respective împreună cu fișa chiriașului. Documentele sunt stocate pe un server privat, în afara site-ului public, și doar personalul autorizat are acces la ele. Temeiul legal este executarea contractului de închiriere și interesul nostru legitim de a putea dovedi autorizarea primită. Datele se păstrează cât timp rezervarea și contractul pot genera răspunderi și pe durata termenelor legale de prescripție. Garantul își poate exercita oricând drepturile de acces, rectificare, ștergere și opoziție scriindu-ne la info@luporooms.com.

Când vizitezi luporooms.com, înregistrăm adresa ta IP, tipul de browser, sistemul de operare, paginile vizitate, căutările efectuate și durata sesiunii. Aceste informații ne ajută să menținem platforma sigură și să înțelegem cum este folosită. Înregistrăm și de unde ai ajuns (un motor de căutare, o rețea socială, o campanie sau linkul de pe alt site), ca să știm ce canale funcționează. Dacă apeși unul dintre butoanele noastre de WhatsApp, păstrăm acest context împreună cu un cod de referință inclus în mesaj, ca să te putem ajuta știind ce cameră vedeai; acest cod nu conține date personale. Aceste înregistrări de navigare se șterg automat după 12 luni.

Folosim cookie-uri proprii și ale terților pentru a-ți reține preferințele, a analiza utilizarea site-ului și a-ți afișa conținut relevant. Îți poți gestiona oricând preferințele din Politica de cookie-uri.

• Crearea și menținerea contului tău de utilizator și autentificarea ta pe platformă.
• Procesarea rezervărilor și plăților și facilitarea comunicării dintre studenți și proprietari.
• Emiterea facturilor și respectarea obligațiilor noastre contabile și fiscale.
• Prevenirea fraudei, a spălării banilor și a utilizării abuzive a platformei.
• Trimiterea de notificări operaționale despre rezervarea ta (confirmări, mementouri, modificări).
• Răspunsul la solicitările tale de asistență și gestionarea incidentelor.
• Trimiterea, cu consimțământul tău, de comunicări comerciale despre proprietăți noi, promoții sau conținut educativ.
• Îmbunătățirea platformei prin analize statistice și studii de utilizare anonimizate.

Îți vom trimite comunicări comerciale (noutăți, promoții sau conținut de interes) doar în două cazuri: dacă ne dai consimțământul bifând căsuța opțională prevăzută în acest scop la înregistrare sau dacă ești deja client, pentru că ai făcut o rezervare la noi, iar comunicarea se referă la servicii similare celor contractate (articolul 21.2 din Legea spaniolă 34/2002, LSSI). Înregistrarea nu presupune acceptarea comunicărilor comerciale.

Te poți dezabona oricând și gratuit, cu un singur clic pe linkul inclus în fiecare e-mail, sau scriindu-ne la info@luporooms.com. Notificările operaționale despre contul sau rezervarea ta nu sunt publicitate și vei continua să le primești cât timp ai nevoie de ele.

Partajăm datele tale doar cu furnizorii de care avem nevoie pentru a opera platforma și cu cei implicați în rezervarea ta. Furnizorii acționează ca persoane împuternicite de operator, cu contracte care respectă articolul 28 din RGPD, sau ca operatori independenți atunci când așa prevăd propriile lor condiții (de exemplu, Stripe pentru prevenirea fraudei sau Meta în cazul WhatsApp).

Dacă ești student, partajăm cu proprietarul, administratorul sau reședința care gestionează locuința datele strict necesare pentru procesarea rezervării și a mutării tale (nume, prenume, e-mail, telefon, perioada șederii și actul de identitate, atunci când este obligatoriu). Cu unii administratori și unele reședințe, această transmitere se face automat, printr-o conexiune API sau cu sistemul lor de gestiune (PMS). Fiecare dintre aceștia prelucrează datele respective ca operator independent, pentru a încheia și gestiona contractul de închiriere.

Dacă ești proprietar, datele pe care le publici despre proprietatea ta vor fi vizibile pentru orice utilizator al platformei.

Putem comunica datele tale și autorităților competente atunci când există o obligație legală în acest sens (de exemplu, în cadrul Directivei DAC7 sau al unor anchete judiciare).

Nu vindem datele tale terților în nicio circumstanță.

Unii dintre furnizorii noștri își au sediul sau serverele în Statele Unite: Google, NVIDIA, Meta Platforms (WhatsApp) și Stripe. Telegram poate prelucra date și în afara Spațiului Economic European. Transferurile către Statele Unite se bazează pe Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework), atunci când compania a aderat la acesta, și/sau pe Clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Pentru orice altă destinație din afara SEE aplicăm Clauze contractuale standard sau o altă garanție adecvată prevăzută la articolul 46 din RGPD. Ne poți cere mai multe informații despre aceste garanții la info@luporooms.com.

Putem folosi sisteme automatizate pentru a detecta comportamente frauduloase, a verifica actele de identitate sau a modera conținutul nepotrivit. Când una dintre aceste decizii poate produce efecte juridice sau te poate afecta în mod semnificativ (de exemplu, respingerea unei rezervări sau suspendarea contului tău), aplicăm logica evaluării indicatorilor de risc și a respectării regulilor noastre, pentru a proteja siguranța platformei și a utilizatorilor ei.

În astfel de cazuri ai dreptul să obții intervenție umană din partea noastră, să îți exprimi punctul de vedere și să contești decizia scriindu-ne la info@luporooms.com. Nu luăm decizii automatizate bazate pe categorii speciale de date.

Serviciile noastre se adresează persoanelor de peste 18 ani. Nu colectăm în mod conștient date ale minorilor. Dacă descoperim că am primit date ale unui minor fără consimțământul reprezentantului său legal, le vom șterge imediat.

Lupo Rooms își gestionează propria prezență pe rețelele sociale. Pentru a publica conținut promoțional pe contul nostru oficial de TikTok, folosim API-ul oficial TikTok (TikTok Login Kit și Content Posting API). Această integrare este folosită doar de personalul autorizat al Lupo Rooms și nu afectează contul tău personal sau al oricărui alt utilizator al platformei.

Când conectăm contul nostru oficial de TikTok, accesăm doar informațiile de bază ale acelui profil (numele de utilizator și fotografia de profil, prin permisiunea user.info.basic), pentru a afișa în panoul nostru intern ce cont este conectat, precum și permisiunea video.upload pentru a încărca videoclipuri în același cont. Nu colectăm, nu stocăm și nu prelucrăm date personale ale utilizatorilor, urmăritorilor sau vizitatorilor TikTok.

Utilizarea datelor obținute prin API-ul TikTok este reglementată suplimentar de Condițiile pentru dezvoltatori și de celelalte politici TikTok. Poți afla cum prelucrează TikTok datele tale în propria sa politică de confidențialitate.

Platforma este disponibilă în mai multe limbi. În acest scop, putem traduce automat anumite conținuturi (descrierile locuințelor, recenziile și mesajele dintre utilizatori) prin furnizori de traducere automată. Acești furnizori acționează conform propriilor politici de confidențialitate; traducerile sunt oferite ca ajutor și pot conține inexactități, motiv pentru care prevalează întotdeauna versiunea originală.

Putem folosi și instrumente de inteligență artificială pentru a genera sau a ajuta la elaborarea conținutului editorial și promoțional. Acest conținut este supervizat de echipa noastră. Nu folosim datele tale personale pentru a antrena modele de inteligență artificială ale terților.

Dacă ne scrii pe WhatsApp, îți răspunde mai întâi un asistent automat bazat pe inteligență artificială (modele NVIDIA și Google Gemini), lucru pe care ți-l spunem la începutul conversației. Asistentul folosește numărul tău de telefon, numele tău de profil și conținutul mesajelor tale pentru a-ți răspunde la întrebări, pentru a-ți căuta camere disponibile și, dacă ai nevoie, pentru a transfera conversația unei persoane din echipa noastră. Temeiul juridic este aplicarea unor măsuri precontractuale la cererea ta și interesul nostru legitim de a răspunde rapid la întrebările pe care le primim. Poți opri oricând primirea mesajelor scriind BAJA. Păstrăm aceste conversații cel mult 2 ani de la ultimul mesaj.

În sistemul nostru de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) păstrăm datele de contact ale persoanelor și firmelor interesate de serviciile noastre sau cu care vrem să colaborăm (de exemplu, proprietari, agenții imobiliare, administratori, cămine sau universități): nume, funcție, firmă, email, telefon și istoricul comunicărilor noastre. Aceste date ni le furnizezi tu sau provin din surse accesibile publicului, cum ar fi site-ul firmei tale. Temeiul juridic este interesul nostru legitim de a dezvolta relații comerciale între profesioniști. Te poți opune oricând răspunzând la emailul nostru sau scriindu-ne, iar noi nu te vom mai contacta. Dacă nu există nicio interacțiune, ștergem aceste date după 2 ani.

Dacă ne trimiți candidatura ta, prelucrăm CV-ul tău și datele pe care le include pentru a-ți evalua profilul în procesele noastre de selecție. Temeiul juridic este consimțământul tău, exprimat prin trimiterea candidaturii, și aplicarea unor măsuri precontractuale la cererea ta. Îți păstrăm candidatura timp de 1 an pentru a te putea lua în considerare pentru posturi viitoare, cu excepția cazului în care ne ceri înainte să o ștergem. Te rugăm să nu incluzi date deosebit de sensibile (cum ar fi date privind sănătatea) care nu sunt necesare.

Dacă participi la programul nostru de recomandare, prelucrăm datele necesare pentru a ști cine pe cine a recomandat (codul sau linkul tău de recomandare, numele tău, emailul tău și înregistrările sau rezervările care rezultă din recomandare) și pentru a calcula și plăti recompensele, inclusiv datele tale bancare și fiscale atunci când există o plată. Temeiul juridic este executarea condițiilor programului, pe care le accepți prin participare. Dacă ne furnizezi datele altei persoane pentru a o recomanda, trebuie să ai în prealabil permisiunea ei.

Emailurile noastre includ un mic pixel invizibil și linkuri cu urmărire care ne arată, cu dată și oră, dacă mesajul a fost livrat și deschis și dacă ai dat clic pe vreun link. Le folosim pentru a verifica dacă emailurile noastre ajung corect și pentru a nu-ți repeta notificări pe care le-ai citit deja. Temeiul juridic este interesul nostru legitim. Poți evita acest lucru setând programul de email să nu încarce automat imaginile sau scriindu-ne ca să te opui.

Prelucrăm datele tale personale în baza unuia sau mai multora dintre următoarele temeiuri juridice, conform articolului 6 din RGPD:

Majoritatea prelucrărilor sunt necesare pentru a-ți gestiona rezervarea, a-ți procesa plata și a-ți presta serviciul pe care l-ai contractat cu Lupo Rooms.

Păstrăm anumite date pentru a respecta legislația fiscală, contabilă și de prevenire a fraudei, precum și Directiva DAC7 privind raportarea veniturilor proprietarilor.

• Consimțământul tău expres pentru trimiterea de comunicări comerciale și pentru utilizarea cookie-urilor neesențiale.
• Interesul nostru legitim de a menține siguranța platformei, de a preveni frauda și de a ne îmbunătăți serviciile, respectând întotdeauna echilibrul cu drepturile tale fundamentale.

• Datele contului tău: cât timp contul este activ. Când îl ștergi sau ceri închiderea lui, ștergem sau anonimizăm datele de care nu mai avem nevoie și le păstrăm blocate (fără a le folosi, doar la dispoziția judecătorilor, instanțelor și autorităților) pe cele pe care trebuie să le păstrăm prin lege, pe durata termenelor de prescripție aplicabile.
• Datele privind rezervările, contabilitatea și facturarea: 6 ani, conform Codului comercial spaniol; datele cu relevanță fiscală, cel puțin pe durata termenului de prescripție fiscală (4 ani în Spania sau cel stabilit de legislația fiscală aplicabilă).
• Informațiile raportate în baza DAC7: 10 ani, conform cerințelor legislației europene.
• Înregistrările privind prevenirea fraudei: până la 10 ani de la ultima operațiune.
• Comunicările comerciale: până când îți retragi consimțământul.
• Documente de identitate (ale tale sau ale garantului tău): pe durata relației contractuale și, ulterior, blocate pe durata termenului de prescripție a răspunderilor care pot decurge din rezervare și din contractul de închiriere.
• Contacte comerciale și leaduri (CRM): până la 2 ani de la ultima interacțiune sau până când te opui.
• Conversațiile cu asistentul de WhatsApp: până la 2 ani de la ultimul mesaj.
• Candidaturi pentru locuri de muncă: 1 an.
• Jurnale de securitate și de acces (logs): 1 an, cu excepția cazului în care sunt necesare pentru investigarea unui incident concret.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a-ți proteja datele împotriva accesului neautorizat, a pierderii sau a distrugerii. Printre acestea:

• Criptarea conexiunilor prin HTTPS/TLS, criptarea anumitor date sensibile în baza de date și stocarea actelor de identitate pe servere private, fără acces public.
• Control al accesului bazat pe roluri, jurnal de activitate și verificări periodice de securitate.

Dacă s-ar produce o încălcare a securității care ar putea afecta drepturile tale, te vom notifica fără întârzieri nejustificate și cel târziu în termenul de 72 de ore prevăzut de RGPD, indicând măsurile luate și recomandările de rigoare.

Datele tale pot fi prelucrate de următoarele companii ale grupului, care respectă aceleași standarde de protecție a datelor:

Această listă poate fi actualizată dacă grupul crește. Te vom informa în mod proactiv dacă adăugăm entități noi.

Așa cum se arată în secțiunea 3, partajăm date cu furnizori care ne ajută să prestăm serviciul.

În toate cazurile semnăm contracte de prelucrare a datelor care îi obligă pe acești furnizori să prelucreze datele tale exclusiv în scopurile pe care le indicăm.

Categoriile de destinatari sunt:

• Furnizori de plăți și de prevenire a fraudei (Stripe).
• Furnizori de facturare și contabilitate (Holded).
• Furnizori de e-mail, productivitate și autentificare (Google Workspace și autentificare cu Google).
• Furnizori de găzduire web și securitate (Hostinger).
• Furnizori de analiză web și de măsurare a campaniilor (Google Analytics și Google Tag Manager), doar dacă accepți cookie-urile corespunzătoare.
• Furnizori de inteligență artificială pentru asistentul nostru (Google Gemini și NVIDIA).
• Furnizori de mesagerie (Meta Platforms / WhatsApp Business, pentru a vorbi cu tine pe WhatsApp, și Telegram, pentru notificări interne către echipa noastră).
• Servicii de traducere automată (MyMemory) și de geolocalizare a adreselor (OpenStreetMap / Nominatim).
• Proprietarii și administratorii camerelor rezervate, atunci când este necesar pentru gestionarea rezervării, inclusiv în mod automat, prin integrare API sau cu sistemul lor de gestiune (PMS).
• Reședințele studențești partenere, atunci când alegi să rezervi una dintre camerele lor și ne autorizezi în mod expres să le trimitem datele tale pentru a pregăti rezervarea, care se finalizează și se plătește pe site-ul reședinței. Unele reședințe se află în Regatul Unit, țară care beneficiază de o decizie de adecvare a Comisiei Europene în sensul RGPD.
• Autoritățile publice competente, atunci când există o obligație legală.
• Consultanți juridici și fiscali supuși secretului profesional.

Dacă interacționezi cu profilurile noastre de pe rețelele sociale (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn), aceste platforme îți pot prelucra datele conform propriilor politici de confidențialitate, asupra cărora Lupo Rooms nu are control.

Folosim cookie-uri tehnice (indispensabile pentru funcționarea site-ului), cookie-uri de preferințe, cookie-uri analitice și, cu consimțământul tău, cookie-uri de marketing.

Găsești toate detaliile, perioadele și furnizorii în Politica de cookie-uri, unde îți poți configura oricând preferințele.

RGPD și LOPDGDD (legea spaniolă privind protecția datelor) îți recunosc o serie de drepturi asupra datelor tale personale, pe care le poți exercita gratuit în orice moment.

Pentru a le exercita, este suficient să ne trimiți un e-mail la info@luporooms.com de pe adresa asociată contului tău sau o scrisoare la sediul nostru social, împreună cu o copie a actului tău de identitate.

Din contul tău: îți poți șterge contul și poți descărca singur o copie a datelor tale din „Contul meu”. Dacă preferi, scrie-ne la info@luporooms.com și o facem noi pentru tine.

Îți vom răspunde în termen de cel mult o lună, prelungibil la două luni în cazuri deosebit de complexe, și întotdeauna gratuit, cu excepția cazului în care solicitările sunt vădit nefondate sau excesive.

Drepturile pe care le poți exercita sunt următoarele:

Dacă consideri că nu ți-am respectat corect drepturile, poți depune o plângere la Agenția Spaniolă pentru Protecția Datelor (www.aepd.es) sau la autoritatea de supraveghere competentă din țara ta de reședință.

Putem actualiza această Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificări legale, tehnice sau ale serviciilor noastre. Vom publica întotdeauna versiunea în vigoare pe această pagină, cu data ultimei actualizări, și te vom anunța prin e-mail dacă este vorba de modificări substanțiale.