PRIVACYBELEID VAN LUPO ROOMS S.L.

Wanneer je je registreert of een kamer boekt, verzamelen we je voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en nationaliteit.

Deze gegevens zijn nodig om je account aan te maken, je als legitieme gebruiker te identificeren en contact met je op te nemen over je boeking.

Om te voldoen aan de regels tegen fraude en de identificatieplicht vragen we een kopie van je identiteitskaart, paspoort of gelijkwaardig document wanneer een boeking wordt bevestigd.

Deze informatie wordt versleuteld opgeslagen en is alleen toegankelijk voor bevoegd personeel.

Als je verhuurder bent, verzamelen we ook de fiscale gegevens die nodig zijn om facturen uit te reiken en te voldoen aan de DAC7-richtlijn over de rapportage van inkomsten die via digitale platforms worden verdiend.

Als je Erasmus-student bent, vragen we naar de naam van je thuis- en gastuniversiteit en je verwachte verblijfsdata. Zo kunnen we je kamers laten zien die bij je academische kalender passen.

Betalingen worden verwerkt via Stripe, een aanbieder met PCI-DSS Level 1-certificering. Lupo Rooms slaat nooit de volledige gegevens van je betaalkaart op.

We bewaren alleen een transactie-ID, de laatste vier cijfers van de kaart en het merk (Visa, Mastercard, enz.) voor boekhoudkundige afstemming en fraudepreventie.

Als je verhuurder bent, verzamelen we de foto's, beschrijvingen en prijzen van de woningen die je op het platform publiceert. Deze content is openbaar zichtbaar voor geïnteresseerde studenten.

We bewaren de berichten die studenten en verhuurders via onze berichtendienst op het platform uitwisselen, om een veilige omgeving te garanderen, incidenten op te lossen en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Als je een review achterlaat over een woning of verhuurder, bewaren we de inhoud samen met je naam en profielfoto. Reviews zijn openbaar.

Wanneer je contact opneemt met onze klantenservice, bewaren we de inhoud van het gesprek, eventuele screenshots of documenten die je deelt en de afhandeling van de zaak, om je verzoek te behandelen en onze service te verbeteren.

Wanneer je een accommodatie boekt waarvan de verhuurder bijzondere contractvoorwaarden heeft en je verblijf korter is dan de looptijd van dat contract, vragen we je die voorwaarden uitdrukkelijk te accepteren voordat je verdergaat. Als je ze accepteert, slaan we de datum en het tijdstip van acceptatie op, je IP-adres, de taal waarin ze je werden getoond en een kopie van de exacte tekst die je hebt geaccepteerd, gekoppeld aan je boeking. We verwerken deze gegevens om die acceptatie aan te tonen — jij neemt de naleving van die voorwaarden tegenover de verhuurder op je — en om eventuele geschillen tussen de partijen te kunnen oplossen. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om bewijs van de toestemming te hebben. De gegevens worden bewaard zolang er uit de boeking aansprakelijkheden kunnen voortvloeien en gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen.

Sommige residenties vereisen een garantsteller: de persoon die instaat voor de huurbetaling als de huurder dat niet kan. Voor die boekingen vragen we de huurder, zodra de boeking bevestigd en betaald is, om de voor- en achternaam van de garantsteller, diens e-mailadres en een kopie van diens identiteitsdocument. Het is de huurder die deze gegevens verstrekt en ons uitdrukkelijk, door een vakje aan te vinken, bevestigt dat hij of zij daarvoor toestemming van de garantsteller heeft; we slaan de datum en het tijdstip van die bevestiging op, het IP-adres, de taal en een kopie van de exacte geaccepteerde tekst. We gebruiken deze gegevens voor één doel: zodat de residentie of verhuurder het huurcontract kan opstellen en ondertekenen. Daarom geven we ze samen met het dossier van de huurder door aan die residentie. De documenten worden opgeslagen op een privéserver, buiten de openbare website, en alleen bevoegd personeel heeft er toegang toe. De rechtsgrond is de uitvoering van het huurcontract en ons gerechtvaardigd belang om de ontvangen toestemming te kunnen aantonen. Ze worden bewaard zolang er uit de boeking en het contract aansprakelijkheden kunnen voortvloeien en gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen. De garantsteller kan op elk moment zijn of haar recht op inzage, rectificatie, verwijdering en bezwaar uitoefenen door te schrijven naar info@luporooms.com.

Wanneer je luporooms.com bezoekt, registreren we je IP-adres, browsertype, besturingssysteem, de bezochte pagina's, de uitgevoerde zoekopdrachten en de duur van je sessie. Deze informatie helpt ons het platform veilig te houden en te begrijpen hoe het wordt gebruikt. We registreren ook waar je vandaan kwam (een zoekmachine, een sociaal netwerk, een campagne of een link op een andere website), zodat we weten welke kanalen werken. Als je op een van onze WhatsApp-knoppen tikt, slaan we die context op samen met een referentiecode in het bericht, zodat we je kunnen helpen en weten naar welke kamer je keek; die code bevat geen persoonsgegevens. Deze surfgegevens worden na 12 maanden automatisch verwijderd.

We gebruiken eigen cookies en cookies van derden om je voorkeuren te onthouden, het gebruik van de site te analyseren en relevante content te tonen. Je kunt je voorkeuren op elk moment beheren via ons Cookiebeleid.

• Om je gebruikersaccount aan te maken en te onderhouden en je op het platform te authenticeren.
• Om boekingen en betalingen te verwerken en de communicatie tussen studenten en verhuurders te vergemakkelijken.
• Om facturen uit te reiken en aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen.
• Om fraude, witwassen en elk misbruik van het platform te voorkomen.
• Om je operationele meldingen over je boeking te sturen (bevestigingen, herinneringen, wijzigingen).
• Om je supportverzoeken af te handelen en incidenten op te lossen.
• Om je, met je toestemming, commerciële berichten te sturen over nieuwe woningen, promoties of educatieve content.
• Om het platform te verbeteren met geanonimiseerde statistische analyses en gebruiksstudies.

We sturen je alleen commerciële berichten als je ons bij je registratie uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, of als je al klant bent en het bericht gaat over producten of diensten die lijken op wat je al hebt afgenomen.

Je kunt je toestemming op elk moment kosteloos intrekken via de afmeldlink in elke e-mail of door te schrijven naar info@luporooms.com.

We delen je gegevens alleen met de dienstverleners die we nodig hebben om het platform te laten werken. Ze treden allemaal op als verwerker en hebben de vertrouwelijkheidsovereenkomsten ondertekend die de AVG vereist.

Als je student bent, delen we met de verhuurder alleen de gegevens die strikt nodig zijn om je boeking en check-in te regelen (voor- en achternaam, e-mail, telefoon, verblijfsdata en identiteitsdocument wanneer de wet dat vereist).

Als je verhuurder bent, zijn de gegevens die je over je woning publiceert zichtbaar voor elke gebruiker van het platform.

We kunnen je gegevens ook verstrekken aan de bevoegde autoriteiten wanneer een wettelijke verplichting dat vereist (bijvoorbeeld op grond van de DAC7-richtlijn of in het kader van gerechtelijke onderzoeken).

We verkopen je gegevens onder geen enkele omstandigheid aan derden.

Sommige van onze dienstverleners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte. In die gevallen beschermen we je gegevens met de door de Europese Commissie goedgekeurde Standaardcontractbepalingen of met gelijkwaardige adequaatheidsmechanismen.

We kunnen geautomatiseerde systemen gebruiken om frauduleus gedrag op te sporen, identiteitsdocumenten te controleren of ongepaste content te modereren. Wanneer zo'n besluit rechtsgevolgen kan hebben of je aanzienlijk kan treffen (bijvoorbeeld de afwijzing van een boeking of de opschorting van je account), bestaat de toegepaste logica uit het beoordelen van risico-indicatoren en de naleving van onze regels, om de veiligheid van het platform en zijn gebruikers te beschermen.

In die gevallen heb je het recht op menselijke tussenkomst van onze kant, om je standpunt kenbaar te maken en het besluit aan te vechten door ons te schrijven via info@luporooms.com. We nemen geen geautomatiseerde besluiten op basis van bijzondere categorieën gegevens.

Onze diensten zijn bedoeld voor mensen van 18 jaar en ouder. We verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Als we ontdekken dat we gegevens van een minderjarige hebben ontvangen zonder toestemming van diens wettelijke voogd, verwijderen we die onmiddellijk.

Lupo Rooms beheert zijn eigen aanwezigheid op sociale media. Om promotionele content op ons officiële TikTok-account te publiceren, gebruiken we de officiële API van TikTok (TikTok Login Kit en Content Posting API). Deze integratie wordt alleen gebruikt door bevoegd personeel van Lupo Rooms en heeft geen invloed op je persoonlijke account of dat van andere gebruikers van het platform.

Wanneer we ons officiële TikTok-account koppelen, hebben we alleen toegang tot de basisinformatie van dat profiel (gebruikersnaam en profielfoto, via de scope user.info.basic) om in ons interne dashboard te tonen welk account gekoppeld is, en tot de scope video.upload om video's naar datzelfde account te uploaden. We verzamelen, bewaren of verwerken geen persoonsgegevens van TikTok-gebruikers, volgers of bezoekers.

Het gebruik van gegevens die via de TikTok API worden verkregen, valt daarnaast onder de TikTok Developer Terms en de overige beleidsregels van TikTok. In het eigen privacybeleid van TikTok kun je nalezen hoe TikTok je gegevens verwerkt.

Het platform wordt in meerdere talen aangeboden. Daarvoor kunnen we bepaalde content (beschrijvingen van accommodaties, reviews en berichten tussen gebruikers) automatisch laten vertalen door aanbieders van machinevertaling. Deze aanbieders handelen volgens hun eigen privacybeleid; vertalingen zijn bedoeld als hulpmiddel en kunnen onnauwkeurigheden bevatten, dus de originele versie gaat altijd voor.

We kunnen ook tools met kunstmatige intelligentie gebruiken om redactionele en promotionele content te genereren of te helpen maken. Die content wordt door ons team nagekeken. We gebruiken je persoonsgegevens niet om AI-modellen van derden te trainen.

We verwerken je persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden, in overeenstemming met artikel 6 van de AVG:

De meeste verwerkingen zijn nodig om je boeking te beheren, je betaling te verwerken en de dienst te leveren die je bij Lupo Rooms hebt afgenomen.

We bewaren bepaalde gegevens om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en antifraudewetgeving en aan de DAC7-richtlijn over de rapportage van inkomsten van verhuurders.

• Je uitdrukkelijke toestemming voor het versturen van commerciële berichten en voor het gebruik van niet-essentiële cookies.
• Ons gerechtvaardigd belang om het platform veilig te houden, fraude te voorkomen en onze diensten te verbeteren, altijd afgewogen tegen je grondrechten.

• Gegevens van je gebruikersaccount: zolang je account actief is en tot 12 maanden na het sluiten ervan, om eventuele geschillen op te lossen.
• Boekhoudkundige en fiscale gegevens: 6 jaar, zoals vereist door het Spaanse Wetboek van Koophandel.
• Informatie die onder DAC7 wordt gerapporteerd: 10 jaar, zoals vereist door de Europese regelgeving.
• Gegevens voor fraudepreventie: tot 10 jaar na de laatste transactie.
• Commerciële communicatie: totdat je je toestemming intrekt.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of vernietiging. Daaronder vallen:

• Versleutelde HTTPS/TLS-verbindingen en versleutelde opslag van gevoelige informatie.
• Toegangscontrole op basis van rollen, registratie van activiteiten en regelmatige beveiligingscontroles.

Mocht er een beveiligingsincident plaatsvinden dat je rechten kan raken, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen de termijn van 72 uur die de AVG voorschrijft, met uitleg over de genomen maatregelen en de aanbevolen acties.

Je gegevens kunnen worden verwerkt door de volgende bedrijven van de groep, die volgens dezelfde normen voor gegevensbescherming werken:

Deze lijst kan worden bijgewerkt als de groep groeit. We informeren je proactief zodra er nieuwe entiteiten bijkomen.

Zoals beschreven in Sectie 3 delen we gegevens met dienstverleners die ons helpen de dienst te leveren.

In alle gevallen sluiten we verwerkersovereenkomsten die deze dienstverleners verplichten je gegevens uitsluitend te verwerken voor de doeleinden die wij bepalen.

De categorieën ontvangers zijn:

• Aanbieders van betalingen en fraudepreventie (Stripe).
• Aanbieders van facturatie en boekhouding (Holded).
• Aanbieders van e-mail en productiviteitstools (Google Workspace).
• Aanbieders van webhosting en beveiliging (Hostinger).
• Aanbieders van webanalyse en campagnemeting.
• Verhuurders van de geboekte kamers, wanneer dat nodig is om de boeking te verwerken.
• Partner-studentenresidenties, wanneer je ervoor kiest een van hun kamers te boeken en ons uitdrukkelijk toestemming geeft je gegevens naar hen te sturen om de boeking voor te bereiden, die op de website van de residentie wordt afgerond en betaald. Sommige residenties bevinden zich in het Verenigd Koninkrijk, een land waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie onder de AVG geldt.
• Bevoegde overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
• Juridische en fiscale adviseurs die aan het beroepsgeheim gebonden zijn.

Als je interactie hebt met onze profielen op sociale media (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn), kunnen deze platforms je gegevens verwerken volgens hun eigen privacybeleid, waarover Lupo Rooms geen controle heeft.

We gebruiken technische cookies (noodzakelijk voor de werking van de website), voorkeurscookies, analytische cookies en, met je toestemming, marketingcookies.

Alle details, bewaartermijnen en aanbieders vind je in ons Cookiebeleid, waar je ook op elk moment je voorkeuren kunt instellen.

De AVG en de LOPDGDD geven je een aantal rechten over je persoonsgegevens, die je op elk moment kosteloos kunt uitoefenen.

Stuur ons daarvoor gewoon een e-mail naar info@luporooms.com vanaf het adres dat aan je account gekoppeld is, of schrijf ons per post naar onze statutaire zetel, met een kopie van je identiteitsdocument.

We antwoorden binnen een maand, te verlengen tot twee maanden in bijzonder complexe gevallen, en altijd kosteloos, tenzij de verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

Je kunt de volgende rechten uitoefenen:

Vind je dat we niet goed met je rechten zijn omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Spaanse Autoriteit Gegevensbescherming (www.aepd.es) of bij de bevoegde toezichthouder in je land van verblijf.

We kunnen dit Privacybeleid bijwerken om juridische, technische of dienstwijzigingen te verwerken. De actuele versie staat altijd op deze pagina met de datum van de laatste update, en we laten het je per e-mail weten als de wijzigingen ingrijpend zijn.