POLITYKA PRYWATNOŚCI LUPO ROOMS S.L.

Gdy rejestrujesz się lub rezerwujesz pokój, zbieramy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia i narodowość.

Te dane są niezbędne, aby utworzyć Twoje konto, zidentyfikować Cię jako uprawnionego użytkownika i skontaktować się z Tobą w sprawie Twojej rezerwacji.

Aby spełnić przepisy antyfraudowe i obowiązki identyfikacyjne, prosimy o kopię dowodu osobistego, paszportu lub równoważnego dokumentu w momencie potwierdzenia rezerwacji.

Te dokumenty są przechowywane na chronionych serwerach, poza publicznie dostępnymi częściami strony. Dostęp do nich ma wyłącznie upoważniony personel, a każdy dostęp jest rejestrowany.

Jeżeli jesteś właścicielem, zbieramy również dane podatkowe wymagane do wystawiania faktur i do spełnienia wymogów Dyrektywy DAC7 dotyczącej raportowania dochodów uzyskanych przez platformy cyfrowe.

Jeżeli jesteś studentem Erasmusa, pytamy o nazwę Twojej uczelni macierzystej i przyjmującej oraz o planowane daty pobytu. Te informacje pomagają nam pokazać Ci pokoje dopasowane do Twojego kalendarza akademickiego.

Płatności są obsługiwane przez Stripe, dostawcę z certyfikatem PCI-DSS Level 1. Lupo Rooms nigdy nie przechowuje pełnych danych Twojej karty płatniczej.

Przechowujemy jedynie identyfikator transakcji, cztery ostatnie cyfry karty i jej rodzaj (Visa, Mastercard itp.) do celów uzgodnień księgowych i zapobiegania oszustwom.

Jeżeli jesteś właścicielem, zbieramy zdjęcia, opisy i ceny nieruchomości, które publikujesz na platformie. Te treści są pokazywane publicznie zainteresowanym studentom.

Przechowujemy wiadomości wymieniane między studentami a właścicielami w naszym wewnętrznym systemie wiadomości, aby zapewnić bezpieczne środowisko, rozwiązywać problemy i spełniać nasze obowiązki prawne.

Jeżeli wystawisz opinię o nieruchomości lub właścicielu, przechowujemy jej treść wraz z Twoim imieniem i zdjęciem profilowym. Opinie są publiczne.

Gdy kontaktujesz się z naszym zespołem obsługi klienta, przechowujemy treść rozmowy, zrzuty ekranu lub dokumenty, które nam przesyłasz, oraz sposób rozwiązania sprawy, aby obsłużyć Twoje zgłoszenie i ulepszać naszą usługę.

Gdy rezerwujesz lokal, którego właściciel ma szczególne warunki umowne, a Twój pobyt jest krótszy niż czas trwania tej umowy, prosimy Cię o ich wyraźną akceptację przed kontynuowaniem. Jeżeli je zaakceptujesz, przechowujemy datę i godzinę akceptacji, Twój adres IP, język, w którym zostały Ci pokazane, oraz kopię dokładnego tekstu, który zaakceptowałeś, powiązaną z Twoją rezerwacją. Przetwarzamy te dane, aby udokumentować tę akceptację — to Ty przyjmujesz na siebie przestrzeganie tych warunków wobec właściciela — i aby móc rozstrzygnąć ewentualny spór między stronami. Podstawą prawną jest wykonanie umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w posiadaniu dowodu zgody. Dane są przechowywane tak długo, jak rezerwacja może rodzić odpowiedzialność, oraz przez obowiązujące ustawowe okresy przedawnienia.

Niektóre akademiki wymagają poręczyciela: osoby, która odpowiada za zapłatę czynszu, jeśli najemca nie może tego zrobić. W takich rezerwacjach, po ich potwierdzeniu i opłaceniu, prosimy najemcę o imię i nazwisko poręczyciela, jego adres e-mail oraz kopię dokumentu tożsamości. To sam najemca przekazuje nam te dane i wyraźnie potwierdza, zaznaczając pole wyboru, że ma na to zgodę poręczyciela; zapisujemy datę i godzinę tego potwierdzenia, adres IP, język oraz kopię dokładnego tekstu, który zaakceptował. Wykorzystujemy te dane wyłącznie w jednym celu: aby akademik lub właściciel mógł przygotować i podpisać umowę najmu, dlatego przekazujemy je temu akademikowi razem z danymi najemcy. Dokumenty przechowujemy na prywatnym serwerze, poza publiczną stroną internetową, a dostęp do nich ma tylko upoważniony personel. Podstawą prawną jest wykonanie umowy najmu oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości wykazania otrzymanej zgody. Są przechowywane tak długo, jak rezerwacja i umowa mogą rodzić odpowiedzialność, oraz przez ustawowe terminy przedawnienia. Poręczyciel może w każdej chwili skorzystać z prawa dostępu, sprostowania, usunięcia i sprzeciwu, pisząc do nas na info@luporooms.com.

Gdy odwiedzasz luporooms.com, zapisujemy Twój adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, odwiedzone strony, wykonane wyszukiwania i czas trwania sesji. Te informacje pomagają nam utrzymać bezpieczeństwo platformy i zrozumieć, jak jest używana. Zapisujemy również, skąd do nas trafiłeś (wyszukiwarka, media społecznościowe, kampania lub link z innej strony), aby wiedzieć, które kanały działają. Jeśli klikniesz jeden z naszych przycisków WhatsApp, zapisujemy ten kontekst wraz z kodem referencyjnym dołączonym do wiadomości, abyśmy mogli Ci pomóc, wiedząc, który pokój oglądałeś; ten kod nie zawiera danych osobowych. Te zapisy nawigacji są automatycznie usuwane po 12 miesiącach.

Używamy własnych plików cookie i plików cookie podmiotów trzecich, aby zapamiętać Twoje preferencje, analizować korzystanie ze strony i wyświetlać odpowiednie treści. Swoimi preferencjami możesz zarządzać w każdym momencie przez naszą Politykę plików cookie.

• Do utworzenia i prowadzenia Twojego konta użytkownika oraz do uwierzytelniania Cię na platformie.
• Do obsługi rezerwacji i płatności oraz do umożliwienia komunikacji między studentami a właścicielami.
• Do wystawiania faktur i spełniania naszych obowiązków księgowych i podatkowych.
• Do zapobiegania oszustwom, praniu pieniędzy i wszelkim nadużyciom platformy.
• Do wysyłania Ci powiadomień operacyjnych o Twojej rezerwacji (potwierdzeń, przypomnień, zmian).
• Do obsługi Twoich zgłoszeń do wsparcia i rozwiązywania problemów.
• Do wysyłania Ci, za Twoją zgodą, informacji handlowych o nowych nieruchomościach, promocjach lub treściach edukacyjnych.
• Do ulepszania platformy poprzez zanonimizowane analizy statystyczne i badania korzystania.

Informacje handlowe (nowości, promocje lub interesujące treści) wysyłamy Ci tylko w dwóch przypadkach: jeśli wyrazisz na to zgodę, zaznaczając przy rejestracji przeznaczone do tego nieobowiązkowe pole, albo jeśli jesteś już naszym klientem, bo dokonałeś u nas rezerwacji, a wiadomość dotyczy usług podobnych do tych, z których skorzystałeś (art. 21 ust. 2 hiszpańskiej ustawy Ley 34/2002, LSSI). Rejestracja nie oznacza zgody na otrzymywanie informacji handlowych.

Możesz zrezygnować z subskrypcji w każdej chwili i bezpłatnie, jednym kliknięciem w link zamieszczony w każdym e-mailu, albo pisząc do nas na info@luporooms.com. Powiadomienia operacyjne dotyczące Twojego konta lub rezerwacji nie są reklamą i będziesz je nadal otrzymywać, dopóki są Ci potrzebne.

Udostępniamy Twoje dane wyłącznie dostawcom, których potrzebujemy do prowadzenia platformy, oraz podmiotom uczestniczącym w Twojej rezerwacji. Dostawcy działają jako podmioty przetwarzające, na podstawie umów zgodnych z art. 28 RODO, albo jako niezależni administratorzy, jeśli tak stanowią ich własne warunki (na przykład Stripe w zakresie zapobiegania oszustwom lub Meta w przypadku WhatsAppa).

Jeśli jesteś studentem, przekazujemy właścicielowi, operatorowi lub akademikowi zarządzającemu lokalem dane niezbędne do obsługi Twojej rezerwacji i zameldowania (imię, nazwisko, e-mail, telefon, daty pobytu oraz dokument tożsamości, jeśli jest wymagany). W przypadku niektórych operatorów i akademików odbywa się to automatycznie, przez połączenie API lub z ich systemem zarządzania (PMS). Każdy z nich przetwarza te dane jako niezależny administrator w celu zawarcia umowy najmu i zarządzania nią.

Jeżeli jesteś właścicielem, dane, które publikujesz o swojej nieruchomości, będą widoczne dla każdego użytkownika platformy.

Możemy również przekazać Twoje dane właściwym organom, gdy wymaga tego obowiązek prawny (na przykład na podstawie Dyrektywy DAC7 lub w ramach postępowań sądowych).

W żadnym wypadku nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim.

Niektórzy z naszych dostawców mają siedzibę lub serwery w Stanach Zjednoczonych: Google, NVIDIA, Meta Platforms (WhatsApp) i Stripe. Telegram również może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie Ram ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework), jeśli dana firma do nich przystąpiła, lub/oraz standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. W przypadku każdego innego miejsca docelowego poza EOG stosujemy standardowe klauzule umowne lub inne odpowiednie zabezpieczenie z art. 46 RODO. Więcej informacji o tych zabezpieczeniach możesz uzyskać, pisząc na info@luporooms.com.

Możemy korzystać z systemów automatycznych, aby wykrywać oszukańcze zachowania, weryfikować dokumenty tożsamości lub moderować nieodpowiednie treści. Jeżeli któraś z tych decyzji może wywołać skutki prawne lub istotnie na Ciebie wpłynąć (na przykład odrzucenie rezerwacji lub zawieszenie konta), zastosowana logika polega na ocenie wskaźników ryzyka i przestrzegania naszych zasad w celu ochrony bezpieczeństwa platformy i jej użytkowników.

W takich przypadkach masz prawo do uzyskania interwencji człowieka z naszej strony, do wyrażenia swojego punktu widzenia oraz do zakwestionowania decyzji, pisząc do nas na adres info@luporooms.com. Nie podejmujemy decyzji automatycznych na podstawie szczególnych kategorii danych.

Nasze usługi są skierowane do osób powyżej 18 roku życia. Świadomie nie zbieramy danych osób niepełnoletnich. Jeżeli dowiemy się, że otrzymaliśmy dane osoby niepełnoletniej bez zgody jej opiekuna prawnego, niezwłocznie je usuniemy.

Lupo Rooms prowadzi własną obecność w mediach społecznościowych. Aby publikować treści promocyjne na naszym oficjalnym koncie TikTok, korzystamy z oficjalnego API TikToka (TikTok Login Kit i Content Posting API). Ta integracja jest używana wyłącznie przez upoważniony personel Lupo Rooms i nie wpływa na Twoje konto osobiste ani na konto żadnego innego użytkownika platformy.

Gdy łączymy nasze oficjalne konto TikTok, uzyskujemy dostęp wyłącznie do podstawowych informacji tego profilu (nazwy użytkownika i zdjęcia profilowego, przez zakres user.info.basic), aby pokazać w naszym panelu wewnętrznym, które konto jest połączone, oraz do zakresu video.upload, aby przesyłać filmy na to samo konto. Nie zbieramy, nie przechowujemy ani nie przetwarzamy danych osobowych użytkowników, obserwujących ani odwiedzających TikToka.

Wykorzystywanie danych uzyskanych przez API TikToka jest dodatkowo regulowane Warunkami dla Deweloperów TikToka oraz innymi zasadami TikToka. To, jak TikTok przetwarza Twoje dane, możesz sprawdzić w jego własnej polityce prywatności.

Platforma jest dostępna w kilku językach. W tym celu możemy automatycznie tłumaczyć określone treści (opisy lokali, opinie i wiadomości między użytkownikami) przy pomocy dostawców tłumaczenia maszynowego. Dostawcy ci działają zgodnie z własnymi politykami prywatności; tłumaczenia mają charakter pomocniczy i mogą zawierać nieścisłości, dlatego zawsze pierwszeństwo ma wersja oryginalna.

Możemy również korzystać z narzędzi sztucznej inteligencji do tworzenia lub wspomagania tworzenia treści redakcyjnych i promocyjnych. Takie treści są weryfikowane przez nasz zespół. Nie wykorzystujemy Twoich danych osobowych do trenowania modeli sztucznej inteligencji podmiotów trzecich.

Jeśli piszesz do nas na WhatsAppie, w pierwszej kolejności obsługuje Cię automatyczny asystent oparty na sztucznej inteligencji (modele NVIDIA i Google Gemini), o czym informujemy Cię na początku rozmowy. Asystent wykorzystuje Twój numer telefonu, nazwę profilu i treść Twoich wiadomości, aby odpowiadać na Twoje pytania, wyszukiwać dla Ciebie dostępne pokoje i w razie potrzeby przekazać rozmowę osobie z naszego zespołu. Podstawą prawną jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na szybkim odpowiadaniu na otrzymywane zapytania. W każdej chwili możesz przestać otrzymywać wiadomości, wpisując BAJA (po hiszpańsku „wypisz”). Przechowujemy te rozmowy maksymalnie przez 2 lata od ostatniej wiadomości.

W naszym systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM) przechowujemy dane kontaktowe osób i firm zainteresowanych naszymi usługami lub takich, z którymi chcemy współpracować (na przykład właścicieli, agencji nieruchomości, operatorów, akademików lub uczelni): imię i nazwisko, stanowisko, firmę, e-mail, telefon oraz historię naszej korespondencji. Te dane przekazujesz nam Ty albo pochodzą one z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strona internetowa Twojej firmy. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w rozwijaniu relacji biznesowych między profesjonalistami. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw, odpowiadając na nasz e-mail lub pisząc do nas, a my przestaniemy się z Tobą kontaktować. Jeśli nie dojdzie do żadnej interakcji, usuwamy te dane po 2 latach.

Jeśli przesyłasz nam swoją aplikację, przetwarzamy Twoje CV i zawarte w nim dane, aby ocenić Twój profil w naszych procesach rekrutacyjnych. Podstawą prawną jest Twoja zgoda wyrażona przez przesłanie aplikacji oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie. Przechowujemy Twoją aplikację przez 1 rok, aby móc wziąć Cię pod uwagę przy przyszłych rekrutacjach, chyba że wcześniej poprosisz nas o jej usunięcie. Prosimy, nie umieszczaj w niej szczególnie wrażliwych danych (np. danych o zdrowiu), które nie są potrzebne.

Jeśli uczestniczysz w naszym programie poleceń, przetwarzamy dane potrzebne do ustalenia, kto kogo polecił (Twój kod lub link polecający, imię i nazwisko, e-mail oraz rejestracje lub rezerwacje wynikające z polecenia), a także do obliczenia i wypłaty nagród, w tym Twoje dane bankowe i podatkowe, jeśli dochodzi do wypłaty. Podstawą prawną jest realizacja warunków programu, które akceptujesz, przystępując do niego. Jeśli przekazujesz nam dane innej osoby, aby ją polecić, musisz wcześniej uzyskać jej zgodę.

Nasze e-maile zawierają mały niewidoczny piksel i śledzone linki, które informują nas, z datą i godziną, czy wiadomość została dostarczona i otwarta oraz czy kliknąłeś w któryś link. Korzystamy z tego, aby sprawdzić, czy nasze e-maile docierają prawidłowo, i aby nie powtarzać powiadomień, które już przeczytałeś. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes. Możesz tego uniknąć, ustawiając swój program pocztowy tak, aby nie wczytywał automatycznie obrazów, albo pisząc do nas, aby wnieść sprzeciw.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych, zgodnie z art. 6 RODO:

Większość działań związanych z przetwarzaniem jest niezbędna do obsługi Twojej rezerwacji, realizacji Twojej płatności i świadczenia usługi, którą zamówiłeś w Lupo Rooms.

Niektóre dane przechowujemy, aby spełnić przepisy podatkowe, księgowe i antyfraudowe oraz Dyrektywę DAC7 dotyczącą raportowania dochodów uzyskanych przez właścicieli.

• Twoja wyraźna zgoda na wysyłanie informacji handlowych i na wykorzystanie plików cookie innych niż niezbędne.
• Nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu bezpieczeństwa platformy, zapobieganiu oszustwom i ulepszaniu naszych usług, zawsze wyważony wobec Twoich praw podstawowych.

• Dane Twojego konta: dopóki konto jest aktywne. Gdy je usuniesz lub poprosisz o jego zamknięcie, usuwamy lub anonimizujemy dane, których już nie potrzebujemy, a te, które musimy zachować na mocy obowiązku prawnego, przechowujemy w formie zablokowanej (bez ich wykorzystywania, wyłącznie do dyspozycji sądów i organów) przez obowiązujące okresy przedawnienia.
• Dane dotyczące rezerwacji, księgowe i rozliczeniowe: 6 lat, zgodnie z hiszpańskim Kodeksem handlowym; dane mające znaczenie podatkowe co najmniej przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych (4 lata w Hiszpanii lub okres określony przez właściwe przepisy podatkowe).
• Informacje raportowane na podstawie DAC7: 10 lat, zgodnie z wymogiem przepisów europejskich.
• Rejestry dotyczące zapobiegania oszustwom: do 10 lat od ostatniej operacji.
• Informacje handlowe: do momentu wycofania Twojej zgody.
• Dokumenty tożsamości (Twoje lub Twojego poręczyciela): przez czas trwania stosunku umownego, a następnie w formie zablokowanej przez okres przedawnienia roszczeń, które mogą wynikać z rezerwacji i umowy najmu.
• Kontakty biznesowe i leady (CRM): do 2 lat od ostatniej interakcji lub do momentu wniesienia sprzeciwu.
• Rozmowy z asystentem na WhatsAppie: do 2 lat od ostatniej wiadomości.
• Aplikacje o pracę: 1 rok.
• Rejestry bezpieczeństwa i dostępu (logi): 1 rok, chyba że są potrzebne do zbadania konkretnego incydentu.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem. Należą do nich:

• Szyfrowanie połączeń za pomocą HTTPS/TLS, szyfrowanie wybranych danych wrażliwych w bazie danych oraz przechowywanie dokumentów tożsamości na prywatnych serwerach, bez dostępu publicznego.
• Kontrola dostępu na podstawie ról, rejestrowanie aktywności i regularne przeglądy bezpieczeństwa.

Jeżeli doszłoby do naruszenia bezpieczeństwa, które mogłoby wpłynąć na Twoje prawa, powiadomimy Cię bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 72 godzin przewidzianym w RODO, wyjaśniając podjęte środki i zalecane działania.

Twoje dane mogą być przetwarzane przez następujące spółki z grupy, które działają zgodnie z tymi samymi standardami ochrony danych:

Ta lista może być aktualizowana, jeżeli grupa się rozrośnie. Będziemy informować Cię z wyprzedzeniem o każdym dodaniu nowych podmiotów.

Jak opisano w Sekcji 3, udostępniamy dane dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę.

W każdym przypadku podpisujemy umowy powierzenia przetwarzania, które zobowiązują tych dostawców do wykorzystywania Twoich danych wyłącznie w celach, które wskazujemy.

Kategorie odbiorców to:

• Dostawcy usług płatniczych i zapobiegania oszustwom (Stripe).
• Dostawcy usług fakturowania i księgowości (Holded).
• Dostawcy poczty e-mail, narzędzi do pracy i logowania (Google Workspace i logowanie przez Google).
• Dostawcy hostingu i bezpieczeństwa strony (Hostinger).
• Dostawcy analityki internetowej i pomiaru kampanii (Google Analytics i Google Tag Manager), tylko jeśli zaakceptujesz odpowiednie pliki cookie.
• Dostawcy sztucznej inteligencji naszego asystenta (Google Gemini i NVIDIA).
• Dostawcy komunikatorów (Meta Platforms / WhatsApp Business, aby rozmawiać z Tobą przez WhatsApp, oraz Telegram, do wewnętrznych powiadomień dla naszego zespołu).
• Usługi automatycznego tłumaczenia (MyMemory) i geolokalizacji adresów (OpenStreetMap / Nominatim).
• Właściciele i operatorzy rezerwowanych pokoi, gdy jest to niezbędne do obsługi rezerwacji, również automatycznie przez integrację API lub z ich systemem zarządzania (PMS).
• Partnerskie akademiki, gdy zdecydujesz się zarezerwować jeden z ich pokoi i wyraźnie upoważnisz nas do przekazania im Twoich danych w celu przygotowania rezerwacji, która jest finalizowana i opłacana na stronie akademika. Niektóre akademiki znajdują się w Wielkiej Brytanii, kraju objętym decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony na podstawie RODO.
• Właściwe organy publiczne, gdy wymaga tego obowiązek prawny.
• Doradcy prawni i podatkowi objęci tajemnicą zawodową.

Jeżeli wchodzisz w interakcję z naszymi profilami w mediach społecznościowych (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn), platformy te mogą przetwarzać Twoje dane zgodnie z własnymi politykami prywatności, nad którymi Lupo Rooms nie ma kontroli.

Używamy plików cookie technicznych (niezbędnych do działania strony), preferencyjnych, analitycznych oraz, za Twoją zgodą, marketingowych.

Wszystkie szczegóły, okresy przechowywania i dostawców znajdziesz w naszej Polityce plików cookie, gdzie możesz też w każdym momencie skonfigurować swoje preferencje.

RODO i hiszpańska ustawa LOPDGDD przyznają Ci szereg praw wobec Twoich danych osobowych, które możesz zrealizować bezpłatnie w każdym momencie.

Aby z nich skorzystać, wystarczy napisać do nas na info@luporooms.com z adresu powiązanego z Twoim kontem albo listownie na adres naszej siedziby, załączając kopię dokumentu tożsamości.

Na Twoim koncie: możesz samodzielnie usunąć konto i pobrać kopię swoich danych w sekcji «Moje konto». Jeśli wolisz, napisz do nas na info@luporooms.com, a zrobimy to za Ciebie.

Odpowiemy w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia do dwóch miesięcy w szczególnie złożonych przypadkach, i zawsze bezpłatnie, chyba że żądania są w oczywisty sposób nieuzasadnione lub nadmierne.

Prawa, z których możesz skorzystać, to:

Jeżeli uważasz, że nie zrealizowaliśmy Twoich praw właściwie, możesz złożyć skargę do Hiszpańskiej Agencji Ochrony Danych (www.aepd.es) albo do właściwego organu nadzorczego w Twoim kraju zamieszkania.

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany prawne, techniczne lub w usłudze. Aktualna wersja będzie zawsze publikowana na tej stronie z datą ostatniej aktualizacji, a o istotnych zmianach powiadomimy Cię e-mailem.