POLITYKA PRYWATNOŚCI LUPO ROOMS S.L.

Gdy rejestrujesz się lub rezerwujesz pokój, zbieramy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia i narodowość.

Te dane są niezbędne, aby utworzyć Twoje konto, zidentyfikować Cię jako uprawnionego użytkownika i skontaktować się z Tobą w sprawie Twojej rezerwacji.

Aby spełnić przepisy antyfraudowe i obowiązki identyfikacyjne, prosimy o kopię dowodu osobistego, paszportu lub równoważnego dokumentu w momencie potwierdzenia rezerwacji.

Te informacje są przechowywane w formie zaszyfrowanej i dostęp do nich ma wyłącznie upoważniony personel.

Jeżeli jesteś właścicielem, zbieramy również dane podatkowe wymagane do wystawiania faktur i do spełnienia wymogów Dyrektywy DAC7 dotyczącej raportowania dochodów uzyskanych przez platformy cyfrowe.

Jeżeli jesteś studentem Erasmusa, pytamy o nazwę Twojej uczelni macierzystej i przyjmującej oraz o planowane daty pobytu. Te informacje pomagają nam pokazać Ci pokoje dopasowane do Twojego kalendarza akademickiego.

Płatności są obsługiwane przez Stripe, dostawcę z certyfikatem PCI-DSS Level 1. Lupo Rooms nigdy nie przechowuje pełnych danych Twojej karty płatniczej.

Przechowujemy jedynie identyfikator transakcji, cztery ostatnie cyfry karty i jej rodzaj (Visa, Mastercard itp.) do celów uzgodnień księgowych i zapobiegania oszustwom.

Jeżeli jesteś właścicielem, zbieramy zdjęcia, opisy i ceny nieruchomości, które publikujesz na platformie. Te treści są pokazywane publicznie zainteresowanym studentom.

Przechowujemy wiadomości wymieniane między studentami a właścicielami w naszym wewnętrznym systemie wiadomości, aby zapewnić bezpieczne środowisko, rozwiązywać problemy i spełniać nasze obowiązki prawne.

Jeżeli wystawisz opinię o nieruchomości lub właścicielu, przechowujemy jej treść wraz z Twoim imieniem i zdjęciem profilowym. Opinie są publiczne.

Gdy kontaktujesz się z naszym zespołem obsługi klienta, przechowujemy treść rozmowy, zrzuty ekranu lub dokumenty, które nam przesyłasz, oraz sposób rozwiązania sprawy, aby obsłużyć Twoje zgłoszenie i ulepszać naszą usługę.

Gdy rezerwujesz lokal, którego właściciel ma szczególne warunki umowne, a Twój pobyt jest krótszy niż czas trwania tej umowy, prosimy Cię o ich wyraźną akceptację przed kontynuowaniem. Jeżeli je zaakceptujesz, przechowujemy datę i godzinę akceptacji, Twój adres IP, język, w którym zostały Ci pokazane, oraz kopię dokładnego tekstu, który zaakceptowałeś, powiązaną z Twoją rezerwacją. Przetwarzamy te dane, aby udokumentować tę akceptację — to Ty przyjmujesz na siebie przestrzeganie tych warunków wobec właściciela — i aby móc rozstrzygnąć ewentualny spór między stronami. Podstawą prawną jest wykonanie umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w posiadaniu dowodu zgody. Dane są przechowywane tak długo, jak rezerwacja może rodzić odpowiedzialność, oraz przez obowiązujące ustawowe okresy przedawnienia.

Gdy odwiedzasz luporooms.com, zapisujemy Twój adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, odwiedzone strony, wykonane wyszukiwania i czas trwania sesji. Te informacje pomagają nam utrzymać bezpieczeństwo platformy i zrozumieć, jak jest używana.

Używamy własnych plików cookie i plików cookie podmiotów trzecich, aby zapamiętać Twoje preferencje, analizować korzystanie ze strony i wyświetlać odpowiednie treści. Swoimi preferencjami możesz zarządzać w każdym momencie przez naszą Politykę plików cookie.

• Do utworzenia i prowadzenia Twojego konta użytkownika oraz do uwierzytelniania Cię na platformie.
• Do obsługi rezerwacji i płatności oraz do umożliwienia komunikacji między studentami a właścicielami.
• Do wystawiania faktur i spełniania naszych obowiązków księgowych i podatkowych.
• Do zapobiegania oszustwom, praniu pieniędzy i wszelkim nadużyciom platformy.
• Do wysyłania Ci powiadomień operacyjnych o Twojej rezerwacji (potwierdzeń, przypomnień, zmian).
• Do obsługi Twoich zgłoszeń do wsparcia i rozwiązywania problemów.
• Do wysyłania Ci, za Twoją zgodą, informacji handlowych o nowych nieruchomościach, promocjach lub treściach edukacyjnych.
• Do ulepszania platformy poprzez zanonimizowane analizy statystyczne i badania korzystania.

Informacje handlowe wyślemy Ci tylko wtedy, gdy wyraziłeś nam wyraźną zgodę podczas rejestracji albo jeżeli jesteś już naszym klientem, a komunikacja dotyczy produktów lub usług podobnych do tych, z których już korzystałeś.

Możesz wycofać swoją zgodę w każdym momencie, bezpłatnie, przez link do rezygnacji zamieszczony w każdym e-mailu albo pisząc na adres info@luporooms.com.

Twoje dane udostępniamy wyłącznie dostawcom usług, których potrzebujemy do prowadzenia platformy. Wszyscy oni działają jako podmioty przetwarzające i podpisali umowy o poufności wymagane przez RODO.

Jeżeli jesteś studentem, udostępniamy właścicielowi dane niezbędne do obsługi Twojej rezerwacji i zameldowania (imię i nazwisko, e-mail, telefon, daty pobytu oraz dokument tożsamości, gdy wymaga tego prawo).

Jeżeli jesteś właścicielem, dane, które publikujesz o swojej nieruchomości, będą widoczne dla każdego użytkownika platformy.

Możemy również przekazać Twoje dane właściwym organom, gdy wymaga tego obowiązek prawny (na przykład na podstawie Dyrektywy DAC7 lub w ramach postępowań sądowych).

W żadnym wypadku nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim.

Niektórzy z naszych dostawców mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach zabezpieczamy Twoje dane standardowymi klauzulami umownymi zatwierdzonymi przez Komisję Europejską lub równoważnymi mechanizmami adekwatności.

Możemy korzystać z systemów automatycznych, aby wykrywać oszukańcze zachowania, weryfikować dokumenty tożsamości lub moderować nieodpowiednie treści. Jeżeli któraś z tych decyzji może wywołać skutki prawne lub istotnie na Ciebie wpłynąć (na przykład odrzucenie rezerwacji lub zawieszenie konta), zastosowana logika polega na ocenie wskaźników ryzyka i przestrzegania naszych zasad w celu ochrony bezpieczeństwa platformy i jej użytkowników.

W takich przypadkach masz prawo do uzyskania interwencji człowieka z naszej strony, do wyrażenia swojego punktu widzenia oraz do zakwestionowania decyzji, pisząc do nas na adres info@luporooms.com. Nie podejmujemy decyzji automatycznych na podstawie szczególnych kategorii danych.

Nasze usługi są skierowane do osób powyżej 18 roku życia. Świadomie nie zbieramy danych osób niepełnoletnich. Jeżeli dowiemy się, że otrzymaliśmy dane osoby niepełnoletniej bez zgody jej opiekuna prawnego, niezwłocznie je usuniemy.

Lupo Rooms prowadzi własną obecność w mediach społecznościowych. Aby publikować treści promocyjne na naszym oficjalnym koncie TikTok, korzystamy z oficjalnego API TikToka (TikTok Login Kit i Content Posting API). Ta integracja jest używana wyłącznie przez upoważniony personel Lupo Rooms i nie wpływa na Twoje konto osobiste ani na konto żadnego innego użytkownika platformy.

Gdy łączymy nasze oficjalne konto TikTok, uzyskujemy dostęp wyłącznie do podstawowych informacji tego profilu (nazwy użytkownika i zdjęcia profilowego, przez zakres user.info.basic), aby pokazać w naszym panelu wewnętrznym, które konto jest połączone, oraz do zakresu video.upload, aby przesyłać filmy na to samo konto. Nie zbieramy, nie przechowujemy ani nie przetwarzamy danych osobowych użytkowników, obserwujących ani odwiedzających TikToka.

Wykorzystywanie danych uzyskanych przez API TikToka jest dodatkowo regulowane Warunkami dla Deweloperów TikToka oraz innymi zasadami TikToka. To, jak TikTok przetwarza Twoje dane, możesz sprawdzić w jego własnej polityce prywatności.

Platforma jest dostępna w kilku językach. W tym celu możemy automatycznie tłumaczyć określone treści (opisy lokali, opinie i wiadomości między użytkownikami) przy pomocy dostawców tłumaczenia maszynowego. Dostawcy ci działają zgodnie z własnymi politykami prywatności; tłumaczenia mają charakter pomocniczy i mogą zawierać nieścisłości, dlatego zawsze pierwszeństwo ma wersja oryginalna.

Możemy również korzystać z narzędzi sztucznej inteligencji do tworzenia lub wspomagania tworzenia treści redakcyjnych i promocyjnych. Takie treści są weryfikowane przez nasz zespół. Nie wykorzystujemy Twoich danych osobowych do trenowania modeli sztucznej inteligencji podmiotów trzecich.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych, zgodnie z art. 6 RODO:

Większość działań związanych z przetwarzaniem jest niezbędna do obsługi Twojej rezerwacji, realizacji Twojej płatności i świadczenia usługi, którą zamówiłeś w Lupo Rooms.

Niektóre dane przechowujemy, aby spełnić przepisy podatkowe, księgowe i antyfraudowe oraz Dyrektywę DAC7 dotyczącą raportowania dochodów uzyskanych przez właścicieli.

• Twoja wyraźna zgoda na wysyłanie informacji handlowych i na wykorzystanie plików cookie innych niż niezbędne.
• Nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu bezpieczeństwa platformy, zapobieganiu oszustwom i ulepszaniu naszych usług, zawsze wyważony wobec Twoich praw podstawowych.

• Dane konta użytkownika: dopóki Twoje konto jest aktywne, oraz do 12 miesięcy po jego zamknięciu, aby rozstrzygnąć ewentualne spory.
• Dane księgowe i podatkowe: 6 lat, zgodnie z wymogiem hiszpańskiego Kodeksu handlowego.
• Informacje raportowane na podstawie DAC7: 10 lat, zgodnie z wymogiem przepisów europejskich.
• Rejestry dotyczące zapobiegania oszustwom: do 10 lat od ostatniej operacji.
• Informacje handlowe: do momentu wycofania Twojej zgody.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem. Należą do nich:

• Szyfrowane połączenia HTTPS/TLS i zaszyfrowane przechowywanie informacji wrażliwych.
• Kontrola dostępu na podstawie ról, rejestrowanie aktywności i regularne przeglądy bezpieczeństwa.

Jeżeli doszłoby do naruszenia bezpieczeństwa, które mogłoby wpłynąć na Twoje prawa, powiadomimy Cię bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 72 godzin przewidzianym w RODO, wyjaśniając podjęte środki i zalecane działania.

Twoje dane mogą być przetwarzane przez następujące spółki z grupy, które działają zgodnie z tymi samymi standardami ochrony danych:

Ta lista może być aktualizowana, jeżeli grupa się rozrośnie. Będziemy informować Cię z wyprzedzeniem o każdym dodaniu nowych podmiotów.

Jak opisano w Sekcji 3, udostępniamy dane dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę.

W każdym przypadku podpisujemy umowy powierzenia przetwarzania, które zobowiązują tych dostawców do wykorzystywania Twoich danych wyłącznie w celach, które wskazujemy.

Kategorie odbiorców to:

• Dostawcy usług płatniczych i zapobiegania oszustwom (Stripe).
• Dostawcy usług fakturowania i księgowości (Holded).
• Dostawcy poczty e-mail i narzędzi do pracy (Google Workspace).
• Dostawcy hostingu i bezpieczeństwa strony (Hostinger).
• Dostawcy analityki internetowej i pomiaru kampanii.
• Właściciele rezerwowanych pokoi, w zakresie niezbędnym do obsługi rezerwacji.
• Partnerskie akademiki, gdy zdecydujesz się zarezerwować jeden z ich pokoi i wyraźnie upoważnisz nas do przekazania im Twoich danych w celu przygotowania rezerwacji, która jest finalizowana i opłacana na stronie akademika. Niektóre akademiki znajdują się w Wielkiej Brytanii, kraju objętym decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony na podstawie RODO.
• Właściwe organy publiczne, gdy wymaga tego obowiązek prawny.
• Doradcy prawni i podatkowi objęci tajemnicą zawodową.

Jeżeli wchodzisz w interakcję z naszymi profilami w mediach społecznościowych (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn), platformy te mogą przetwarzać Twoje dane zgodnie z własnymi politykami prywatności, nad którymi Lupo Rooms nie ma kontroli.

Używamy plików cookie technicznych (niezbędnych do działania strony), preferencyjnych, analitycznych oraz, za Twoją zgodą, marketingowych.

Wszystkie szczegóły, okresy przechowywania i dostawców znajdziesz w naszej Polityce plików cookie, gdzie możesz też w każdym momencie skonfigurować swoje preferencje.

RODO i hiszpańska ustawa LOPDGDD przyznają Ci szereg praw wobec Twoich danych osobowych, które możesz zrealizować bezpłatnie w każdym momencie.

Aby z nich skorzystać, wystarczy napisać do nas na info@luporooms.com z adresu powiązanego z Twoim kontem albo listownie na adres naszej siedziby, załączając kopię dokumentu tożsamości.

Odpowiemy w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia do dwóch miesięcy w szczególnie złożonych przypadkach, i zawsze bezpłatnie, chyba że żądania są w oczywisty sposób nieuzasadnione lub nadmierne.

Prawa, z których możesz skorzystać, to:

Jeżeli uważasz, że nie zrealizowaliśmy Twoich praw właściwie, możesz złożyć skargę do Hiszpańskiej Agencji Ochrony Danych (www.aepd.es) albo do właściwego organu nadzorczego w Twoim kraju zamieszkania.

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany prawne, techniczne lub w usłudze. Aktualna wersja będzie zawsze publikowana na tej stronie z datą ostatniej aktualizacji, a o istotnych zmianach powiadomimy Cię e-mailem.