INFORMATIVA SULLA PRIVACY DI LUPO ROOMS S.L.

Quando ti registri o prenoti una stanza raccogliamo nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, data di nascita e nazionalità.

Questi dati sono indispensabili per creare il tuo account, identificarti come utente legittimo e contattarti in relazione alla tua prenotazione.

Per rispettare la normativa antifrode e gli obblighi di identificazione, al momento della conferma della prenotazione ti chiediamo una copia della carta d'identità, del passaporto o di un documento equivalente.

Questi documenti sono conservati su server protetti, al di fuori delle aree del sito accessibili al pubblico. Possono accedervi solo le persone autorizzate e ogni accesso viene registrato.

Se sei un proprietario raccogliamo anche i dati fiscali necessari per l'emissione delle fatture e per adempiere alla Direttiva DAC7 sulla comunicazione dei redditi ottenuti tramite piattaforme digitali.

Se sei uno studente Erasmus ti chiediamo il nome della tua università di origine, quella di destinazione e le date previste del soggiorno. Queste informazioni ci permettono di proporti stanze compatibili con il tuo calendario accademico.

I pagamenti vengono elaborati tramite Stripe, fornitore certificato PCI-DSS livello 1. Lupo Rooms non conserva mai i dati completi della tua carta.

Manteniamo soltanto un identificativo di transazione, le ultime quattro cifre della carta e il circuito (Visa, Mastercard, ecc.) a fini contabili e di prevenzione delle frodi.

Se sei un proprietario raccogliamo le fotografie, le descrizioni e i prezzi degli immobili che pubblichi sulla piattaforma. Questi contenuti vengono mostrati pubblicamente agli studenti interessati.

Conserviamo i messaggi scambiati tra studenti e proprietari tramite la nostra messaggistica interna per garantire un ambiente sicuro, risolvere eventuali problemi e rispettare i nostri obblighi di legge.

Se lasci una recensione su un immobile o su un proprietario, conserviamo il contenuto insieme al tuo nome e alla foto profilo. Le recensioni sono pubbliche.

Quando contatti il nostro team di assistenza conserviamo il contenuto della conversazione, eventuali screenshot o documenti che ci invii e la risoluzione del caso, al fine di gestire la tua richiesta e migliorare il servizio.

Quando prenoti un alloggio il cui proprietario ha condizioni particolari di contratto e il tuo soggiorno è più breve della durata di tale contratto, ti chiediamo di accettarle espressamente prima di proseguire. Se le accetti, conserviamo la data e l'ora dell'accettazione, il tuo indirizzo IP, la lingua in cui ti sono state mostrate e una copia del testo esatto che hai accettato, collegati alla tua prenotazione. Trattiamo questi dati per dimostrare tale accettazione — sei tu ad assumerti il rispetto di quelle condizioni nei confronti del proprietario — e per poter risolvere un'eventuale contestazione tra le parti. La base giuridica è l'esecuzione del contratto e il nostro legittimo interesse a disporre di una prova del consenso. Sono conservati finché la prenotazione può dare luogo a responsabilità e per i termini legali di prescrizione.

Alcune residenze richiedono un garante: la persona che risponde del pagamento dell'affitto se l'inquilino non può farlo. In quelle prenotazioni, una volta confermate e pagate, chiediamo all'inquilino il nome e cognome del garante, il suo indirizzo email e una copia del suo documento d'identità. È l'inquilino stesso a fornirci quei dati e a confermarci espressamente, spuntando una casella, di avere il permesso del garante per farlo; conserviamo la data e l'ora di quella conferma, il suo indirizzo IP, la lingua e una copia del testo esatto che ha accettato. Usiamo questi dati con un'unica finalità: permettere alla residenza o al proprietario di preparare e firmare il contratto di locazione, per cui li comunichiamo a quella residenza insieme alla scheda dell'inquilino. I documenti sono conservati su un server privato, fuori dal sito pubblico, e vi accede solo personale autorizzato. La base giuridica è l'esecuzione del contratto di locazione e il nostro legittimo interesse a poter dimostrare l'autorizzazione ricevuta. Si conservano finché la prenotazione e il contratto possono dar luogo a responsabilità e per i termini legali di prescrizione. Il garante può esercitare in qualsiasi momento i suoi diritti di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione scrivendo a info@luporooms.com.

Quando visiti luporooms.com registriamo il tuo indirizzo IP, il tipo di browser, il sistema operativo, le pagine visitate, le ricerche effettuate e la durata della sessione. Queste informazioni ci aiutano a mantenere sicura la piattaforma e a capire come viene utilizzata. Registriamo anche da dove sei arrivato (un motore di ricerca, un social network, una campagna o il link di un altro sito) per capire quali canali funzionano. Se premi uno dei nostri pulsanti WhatsApp, salviamo quel contesto insieme a un codice di riferimento incluso nel messaggio, per poterti rispondere sapendo quale stanza stavi guardando; quel codice non contiene dati personali. Questi registri di navigazione vengono cancellati automaticamente dopo 12 mesi.

Utilizziamo cookie propri e di terze parti per ricordare le tue preferenze, analizzare l'utilizzo del sito e mostrarti contenuti pertinenti. Puoi gestire le tue preferenze in qualsiasi momento dalla nostra Cookie Policy.

• Creare e mantenere il tuo account utente e autenticarti sulla piattaforma.
• Gestire prenotazioni, pagamenti e facilitare la comunicazione tra studenti e proprietari.
• Emettere fatture e adempiere ai nostri obblighi contabili e fiscali.
• Prevenire frodi, riciclaggio di denaro e usi impropri della piattaforma.
• Inviarti notifiche operative sulla tua prenotazione (conferme, promemoria, variazioni).
• Gestire le tue richieste di assistenza e risolvere eventuali inconvenienti.
• Inviarti, previo tuo consenso, comunicazioni commerciali su nuovi immobili, promozioni o contenuti informativi.
• Migliorare la piattaforma attraverso analisi statistiche e studi di utilizzo anonimizzati.

Ti invieremo comunicazioni commerciali (novità, promozioni o contenuti di interesse) solo in due casi: se ci dai il tuo consenso spuntando l'apposita casella facoltativa al momento della registrazione, oppure se sei già cliente perché hai effettuato una prenotazione con noi e la comunicazione riguarda servizi simili a quelli che hai acquistato (articolo 21.2 della Legge spagnola 34/2002, LSSI). Registrarti non significa accettare comunicazioni commerciali.

Puoi disiscriverti in qualsiasi momento e gratuitamente con un solo clic sul link presente in ogni email, oppure scrivendoci a info@luporooms.com. Gli avvisi di servizio sul tuo account o sulla tua prenotazione non sono pubblicità e continuerai a riceverli finché ti servono.

Condividiamo i tuoi dati solo con i fornitori di cui abbiamo bisogno per far funzionare la piattaforma e con chi interviene nella tua prenotazione. I fornitori agiscono come responsabili del trattamento, con contratti conformi all'articolo 28 del GDPR, oppure come titolari autonomi quando lo prevedono le loro condizioni (ad esempio, Stripe per la prevenzione delle frodi o Meta nel caso di WhatsApp).

Se sei uno studente, condividiamo con il proprietario, l'operatore o la residenza che gestisce l'alloggio i dati indispensabili per gestire la tua prenotazione e il tuo ingresso (nome, cognome, email, telefono, date del soggiorno e documento d'identità quando obbligatorio). Con alcuni operatori e residenze questo invio avviene in automatico tramite una connessione API o con il loro sistema gestionale (PMS). Ciascuno di loro tratta tali dati come titolare autonomo per stipulare e gestire il contratto di locazione.

Se sei un proprietario, i dati che pubblichi sul tuo immobile saranno visibili a qualsiasi utente della piattaforma.

Potremo inoltre comunicare i tuoi dati alle autorità competenti qualora sussista un obbligo di legge (ad esempio nell'ambito della Direttiva DAC7 o di indagini giudiziarie).

In nessun caso vendiamo i tuoi dati a terzi.

Alcuni dei nostri fornitori hanno sede o server negli Stati Uniti: Google, NVIDIA, Meta Platforms (WhatsApp) e Stripe. Anche Telegram può trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. I trasferimenti verso gli Stati Uniti si basano sul Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (Data Privacy Framework), quando la società vi aderisce, e/o sulle Clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Per qualsiasi altra destinazione al di fuori del SEE applichiamo le Clausole contrattuali tipo o un'altra garanzia adeguata ai sensi dell'articolo 46 del GDPR. Puoi chiederci maggiori informazioni su queste garanzie a info@luporooms.com.

Possiamo utilizzare sistemi automatizzati per rilevare comportamenti fraudolenti, verificare documenti d'identità o moderare contenuti inappropriati. Quando una di queste decisioni può produrre effetti giuridici o incidere su di te in modo significativo (ad esempio il rifiuto di una prenotazione o la sospensione del tuo account), la logica applicata consiste nel valutare gli indicatori di rischio e il rispetto delle nostre regole, al fine di tutelare la sicurezza della piattaforma e dei suoi utenti.

In tali casi hai il diritto di ottenere l'intervento umano da parte nostra, di esprimere il tuo punto di vista e di contestare la decisione scrivendoci a info@luporooms.com. Non adottiamo decisioni automatizzate basate su categorie particolari di dati.

I nostri servizi sono rivolti a persone maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori. Se veniamo a conoscenza del fatto che abbiamo ricevuto dati di un minore senza il consenso del rappresentante legale, li cancelleremo immediatamente.

Lupo Rooms gestisce la propria presenza sui social media. Per pubblicare contenuti promozionali sul nostro account TikTok ufficiale utilizziamo l'API ufficiale di TikTok (TikTok Login Kit e Content Posting API). Questa integrazione è utilizzata esclusivamente da personale autorizzato di Lupo Rooms e non riguarda il tuo account personale né quello di altri utenti della piattaforma.

Quando colleghiamo il nostro account TikTok ufficiale accediamo unicamente alle informazioni di base di quel profilo (nome utente e immagine del profilo, tramite l'autorizzazione user.info.basic) allo scopo di mostrare nel nostro pannello interno quale account è collegato, e all'autorizzazione video.upload per caricare video sullo stesso account. Non raccogliamo, conserviamo né trattiamo dati personali di utenti, follower o visitatori di TikTok.

L'uso dei dati ottenuti tramite l'API di TikTok è inoltre regolato dai Termini per gli Sviluppatori e dalle altre policy di TikTok. Puoi consultare come TikTok tratta i tuoi dati nella sua informativa sulla privacy.

La piattaforma è offerta in più lingue. A tal fine possiamo tradurre automaticamente determinati contenuti (descrizioni degli alloggi, recensioni e messaggi tra utenti) mediante fornitori di traduzione automatica. Tali fornitori agiscono conformemente alle proprie informative sulla privacy; le traduzioni sono fornite come ausilio e possono contenere imprecisioni, pertanto prevale sempre la versione originale.

Possiamo inoltre utilizzare strumenti di intelligenza artificiale per generare o assistere nell'elaborazione di contenuti editoriali e promozionali. Tali contenuti sono supervisionati dal nostro team. Non utilizziamo i tuoi dati personali per addestrare modelli di intelligenza artificiale di terzi.

Se ci scrivi su WhatsApp, ti risponde per primo un assistente automatico basato sull'intelligenza artificiale (modelli di NVIDIA e di Google Gemini), e te lo indichiamo all'inizio della conversazione. L'assistente usa il tuo numero di telefono, il nome del tuo profilo e il contenuto dei tuoi messaggi per rispondere alle tue domande, cercarti stanze disponibili e, se necessario, passare la conversazione a una persona del nostro team. La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali su tua richiesta e il nostro legittimo interesse a rispondere rapidamente alle richieste che riceviamo. Puoi smettere di ricevere messaggi in qualsiasi momento scrivendo BAJA (disiscrizione). Conserviamo queste conversazioni per un massimo di 2 anni dall'ultimo messaggio.

Nel nostro sistema di gestione dei clienti (CRM) conserviamo i dati di contatto di persone e aziende interessate ai nostri servizi o con cui vogliamo collaborare (ad esempio, proprietari, agenzie immobiliari, operatori, residenze o università): nome, ruolo, azienda, email, telefono e lo storico delle nostre comunicazioni. Questi dati ce li fornisci tu oppure provengono da fonti accessibili al pubblico, come il sito web della tua azienda. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a sviluppare rapporti commerciali tra professionisti. Puoi opporti in qualsiasi momento rispondendo alla nostra email o scrivendoci, e smetteremo di contattarti. Se non c'è alcuna interazione, cancelliamo questi dati dopo 2 anni.

Se ci invii la tua candidatura, trattiamo il tuo curriculum e i dati che vi includi per valutare il tuo profilo nei nostri processi di selezione. La base giuridica è il tuo consenso al momento dell'invio e l'esecuzione di misure precontrattuali su tua richiesta. Conserviamo la tua candidatura per 1 anno per poterti prendere in considerazione per future posizioni aperte, salvo che tu ci chieda prima di cancellarla. Ti chiediamo di non includere dati particolarmente sensibili (come dati sulla salute) che non siano necessari.

Se partecipi al nostro programma referral, trattiamo i dati necessari per sapere chi ha consigliato chi (il tuo codice o link referral, il tuo nome, la tua email e le registrazioni o prenotazioni derivanti dalla segnalazione) e per calcolare e pagare i premi, compresi i tuoi dati bancari e fiscali quando è previsto un pagamento. La base giuridica è l'esecuzione delle condizioni del programma, che accetti partecipando. Se ci fornisci i dati di un'altra persona per segnalarla, devi prima avere il suo permesso.

Le nostre email includono un piccolo pixel invisibile e link tracciati che ci indicano, con data e ora, se il messaggio è stato consegnato e aperto e se hai cliccato su qualche link. Li usiamo per verificare che le nostre email arrivino correttamente e per non ripeterti avvisi che hai già letto. La base giuridica è il nostro legittimo interesse. Puoi evitarlo impostando il tuo programma di posta in modo che non carichi automaticamente le immagini, oppure scrivendoci per opporti.

Trattiamo i tuoi dati personali sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche, in conformità all'articolo 6 del GDPR:

La maggior parte dei trattamenti è necessaria per gestire la tua prenotazione, elaborare il pagamento e fornirti il servizio richiesto a Lupo Rooms.

Conserviamo determinati dati per adempiere agli obblighi fiscali, contabili, di prevenzione delle frodi e alla Direttiva DAC7 sulla comunicazione dei redditi dei proprietari.

• Il tuo consenso esplicito per l'invio di comunicazioni commerciali e per l'uso di cookie non essenziali.
• Il nostro legittimo interesse a mantenere sicura la piattaforma, prevenire le frodi e migliorare i servizi, sempre bilanciando con i tuoi diritti fondamentali.

• Dati del tuo account: finché l'account è attivo. Quando lo cancelli o chiedi di chiuderlo, cancelliamo o anonimizziamo i dati che non ci servono più e conserviamo bloccati (senza usarli, solo a disposizione di giudici, tribunali e autorità) quelli che dobbiamo conservare per obbligo di legge, per i termini di prescrizione applicabili.
• Dati di prenotazione, contabili e di fatturazione: 6 anni, ai sensi del Codice di commercio spagnolo; i dati con rilevanza fiscale, almeno per il termine di prescrizione tributaria (4 anni in Spagna, o quello stabilito dalla normativa fiscale applicabile).
• Informazioni comunicate ai sensi della DAC7: 10 anni, come richiesto dalla normativa europea.
• Registri di prevenzione delle frodi: fino a 10 anni dall'ultima operazione.
• Comunicazioni commerciali: finché non revochi il tuo consenso.
• Documenti d'identità (tuoi o del tuo garante): per tutta la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, bloccati per il termine di prescrizione delle responsabilità che possono derivare dalla prenotazione e dal contratto di locazione.
• Contatti commerciali e lead (CRM): fino a 2 anni dall'ultima interazione, o finché non ti opponi.
• Conversazioni con l'assistente WhatsApp: fino a 2 anni dall'ultimo messaggio.
• Candidature di lavoro: 1 anno.
• Registri di sicurezza e di accesso (log): 1 anno, salvo che siano necessari per indagare su un incidente specifico.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati da accessi non autorizzati, perdita o distruzione. Tra queste:

• Cifratura delle connessioni tramite HTTPS/TLS, cifratura di determinati dati sensibili nel database e archiviazione dei documenti d'identità su server privati, non accessibili al pubblico.
• Controllo degli accessi basato su ruoli, registrazione delle attività e verifiche di sicurezza periodiche.

Qualora si verificasse una violazione di sicurezza in grado di incidere sui tuoi diritti, ti informeremo senza ingiustificato ritardo e, al più tardi, entro le 72 ore previste dal GDPR, indicando le misure adottate e le azioni raccomandate.

I tuoi dati possono essere trattati dalle seguenti società del gruppo, che operano con gli stessi standard di protezione dei dati:

Questo elenco può aggiornarsi se il gruppo cresce. Ti informeremo proattivamente qualora venissero aggiunte nuove società.

Come descritto nella sezione 3, condividiamo dati con fornitori che ci aiutano a erogare il servizio.

In ogni caso stipuliamo accordi di responsabilità del trattamento che obbligano tali fornitori a utilizzare i tuoi dati esclusivamente per le finalità da noi indicate.

Le categorie di destinatari sono:

• Fornitori di servizi di pagamento e prevenzione frodi (Stripe).
• Fornitori di fatturazione e contabilità (Holded).
• Fornitori di posta elettronica, produttività e accesso (Google Workspace e accesso con Google).
• Fornitori di hosting web e sicurezza (Hostinger).
• Fornitori di analisi web e misurazione delle campagne (Google Analytics e Google Tag Manager), solo se accetti i relativi cookie.
• Fornitori di intelligenza artificiale del nostro assistente (Google Gemini e NVIDIA).
• Fornitori di messaggistica (Meta Platforms / WhatsApp Business, per parlare con te su WhatsApp, e Telegram, per gli avvisi interni al nostro team).
• Servizi di traduzione automatica (MyMemory) e di geolocalizzazione degli indirizzi (OpenStreetMap / Nominatim).
• Proprietari e operatori delle stanze prenotate, quando necessario per gestire la prenotazione, anche in automatico tramite integrazione API o con il loro sistema gestionale (PMS).
• Residenze per studenti partner, quando scegli di prenotare una delle loro stanze e ci autorizzi espressamente a inviare loro i tuoi dati per preparare la prenotazione, che si completa e si paga sul sito della residenza. Alcune residenze si trovano nel Regno Unito, paese coperto da una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi del GDPR.
• Autorità pubbliche competenti in presenza di un obbligo di legge.
• Consulenti legali e fiscali tenuti al segreto professionale.

Se interagisci con i nostri profili social (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn) queste piattaforme potranno trattare i tuoi dati secondo le proprie informative, sulle quali Lupo Rooms non ha alcun controllo.

Utilizziamo cookie tecnici (necessari al funzionamento del sito), cookie di preferenza, cookie analitici e, con il tuo consenso, cookie di marketing.

Troverai tutti i dettagli, i tempi di conservazione e i fornitori nella nostra Cookie Policy, dove puoi anche configurare le preferenze in qualsiasi momento.

Il GDPR e la LOPDGDD ti riconoscono una serie di diritti sui tuoi dati personali che puoi esercitare gratuitamente in qualsiasi momento.

Per esercitarli basta inviarci un'email a info@luporooms.com dall'indirizzo associato al tuo account, oppure una lettera alla nostra sede legale, allegando una copia del tuo documento di identità.

Dal tuo account: puoi cancellare il tuo account e scaricare una copia dei tuoi dati da solo da «Il mio account». Se preferisci, scrivici a info@luporooms.com e lo faremo noi per te.

Risponderemo entro un mese, prorogabile a due mesi nei casi particolarmente complessi, e sempre gratuitamente salvo che le richieste siano manifestamente infondate o eccessive.

I diritti che puoi esercitare sono i seguenti:

Se ritieni che non abbiamo dato adeguato seguito ai tuoi diritti, puoi presentare un reclamo all'Agenzia spagnola di Protezione dei Dati (www.aepd.es), al Garante per la protezione dei dati personali italiano o all'autorità di controllo competente del tuo Paese di residenza.

Possiamo aggiornare questa Informativa sulla Privacy per riflettere cambiamenti legali, tecnici o dei nostri servizi. La versione in vigore sarà sempre pubblicata su questa pagina con la data dell'ultimo aggiornamento, e ti avviseremo via email in caso di modifiche sostanziali.